Referat fra almen ledersektions bestyrelsesmøde 30. april 2019

Deltog:Maria, Pia, Michael, Helle, Annika, Diana.
Afbud: Jens.
Referent:Lisbeth.

1. Bekræftelse af godkendelse af referat

Ad. 1
Referat fra ledersektionsbestyrelsesmøde den 1. april 2019 blev godkendt.

2. Koordinationsmøde 2. maj 2019

Ad.2
Diana, Helle og Annika deltager i koordinationsmødet.

Kvantum:
- behov for overskuelige og relevante hjemmesider
- status på rammeordre- og rammeaftaler – herunder administrative fællesskaber
- er BUF mere restriktive vedrørende brug af købekort end øvrige forvaltninger? Opfølgning på spørgsmål stillet på tidligere koordinationsmøder.

- prognoser er en mangelvare. Fejlkilden er for stor når klyngen selv skal udregne – pt. er der ingen systemværktøjer til prognose.
- lederne giver udtryk for at de har en fornemmelse om, at der ikke er tilstrækkelig gennemsigtighed i forhold til ændringer i økonomi ”runde 1-2-3”.
- driftsforstyrrelser skal meldes tydeligt ud som ”breaking news”
- link til leverandør/Kvantum virker kun hvis det benyttes kontinuerligt, - ellers skal nyt bestilles

Aula:
- anerkender at BUF arbejder på en god proces
- systemet re-opsættes den 1. august 2019.
- Aula fritidsportalen taler ikke sammen med skoleportalen – det bør harmoniseres.
- Der spørges ind til om der arbejdes hen imod en fremadrettet harmonisering?
- Aula – portal/hjemmeside for fritidsbørn, Klynge – hjemmeside for 0-6 år, Kbh.Barn. Hvad er meningen med det hele? – og hvordan sikres brobygning og tidsbesparende smidigt system?
- obs på tildeling af rettigheder og grupperinger/opsætninger i Aula systemet. Der skal være brugervenlige vejledninger.
- der arbejdes på ”komme-gå” funktion. Spørgsmålet er om den kan fungere uden Kbh.Barn som platform? Hvordan vil BUF sikre sammenhæng, gennemsigtighed og mening?

2.2. Direktionsmøde den 21. maj 2019

Ad. 2.2. Maria sender ønsker til dagsorden til møde med direktionen.

1.Leder-APV

2.Ændringer i Koncernservice praksis omkring personalejura og forhandling – med reference til den tidligere leder-APV, hvor det blev belyst, hvor positivt det er med let tilgængelighed, kontinuitet og fast sagsbehandler i KS

3.Klyngelederseminar – ikke kl.12-12 seminar, men gerne internat hvis der er punkter nok til et 2-dags seminar. (på mødet med direktionen skal der spørges ind til, hvad der er direktionens behov for at tale med klyngelederne?

3. Ændring i ”Kontakt til Personalejura og Forhandling

Ad. 3
I forbindelse med at Koncernservice påtænker ændringer i praksis har ledersektionsbestyrelsen som repræsentanter for BUFs ledergrupper fået mulighed for at kommentere på udkast til ændret organisering og praksis inden for et par dage. BUF vil efterfølgende sørge for at få det sendt videre til KS.
Ledersektionsbestyrelsen har den 26. april 2019 fremsendt følgende bemærkninger:
”Vi er altid glade for invitationer til at kunne bidrage i forskellige sammenhænge som ledersektionsbestyrelse.

Som vi læser det udsendte materiale, skal vi kommentere på indholdet i skrivelsen og ja, det ser umiddelbart tydeligt ud som en vejledning.

MEN… vi er så også nødt til at kommentere på den ændrede praksis og ikke mindst servicering af lederne som vedhæftede skrivelse lægger op til!

Vi mener faktisk, at den ændrede praksis er så væsentlig en ændring i ledernes arbejde, at den bør drøftes blandt alle klyngelederne. Derfor er den korte frist vi har fået til kommentering ikke god nok.

På den sidste lederAPV vi lavede, var det tydeligt, at lederne værdsatte den service vi fik fra Personale og Jura. Her fremhævede lederne især, at man havde en fast gennemgående jurist tilknyttet sin klynge, i områderne samt hurtig hjælp.

Samme jurist kunne vi få fat på, stort set, i hele vores arbejdstid, fra 8-17.

Det at vi havde samme gennemgående jurist, sikrede at personen kendte os, vores klynge, vores eksisterende sager og det var derfor trygt og vigtigt at kunne ringe til personen, inden man påbegyndte en evt. sag.

Vigtigt er også, at vi sparede rigtig mange penge, på ikke at fejlhåndtere personalesager.

Vi ville have haft punktet på dagsordenen på sidste koordinationsmøde, som blev aflyst, og da jeg her nævnte vores behov for at drøfte den ændrede procedure på grund af massiv utilfredshed og mange problemer i håndteringen af personalesager, fik jeg af vide, at i allerede vidste at der var så mange problemer og i havde fået så mange henvendelser, at vi slet ikke behøvede at sætte det på dagsordenen, da i var ved at se på det.

Så bliver vi jo i tvivl om i tænker, at det vi har behov for er en vejledning til serviceportalen??

De problemer vi har hørt fra flere klyngeledere, at de allerede stødt ind i er:

• Forskellige meldinger afhængig af hvilken jurist man taler med.
• Langsom sagsbehandling, hvorfor vi betaler mere i sager omkring uansøgt afsked.
• Vi virker utroværdige i håndteringen af personalesager, når vi midt i et sagsforløb skal ændre håndteringen og argumentationen i en sag, fordi vi har flere jurister med forskellige meninger ind over den samme sag.
• Vi bruger mere tid på at beskrive og forklare den samme sag.
• Vi oplever at i ikke kan finde sagerne, så vi skal sende dem alligevel.
• Vi får et autosvar fra juristerne, selv om de sender spørgsmål til os, som vi skal svare på.
• Vi mister ansøgere, hvilket er dyrt når vi har rekrutteringsproblemer på området, fordi vi ikke kan få afklaret indholdet i en straffeattest hurtigt.
• Når vi har mange sager, kan vi ikke huske og holde styr på hvilke forskellige jurister der sidder med hvilke sager.
• Telefontiden er for kort.
• OSV.

Udover dette, så er denne ændring af understøttelse af klyngelederne på vej samtidig med at administrationsfællesskaberne er ved at blive etableret.

Klyngelederne har mange steder brugt den administrative medarbejder i klyngen til at understøtte og formulere div. skrivelser i forbindelse med personalesagerne i klyngen. Samme administrative medarbejder har endvidere haft viden om de enkelte medarbejderes ansættelsesforhold, tidligere sager og ofte også håndteringen af samme.

Fra 1. oktober 2019 sidder samtlige klyngeledere alene på klyngekontoret og har ikke mere administrativ hjælp tæt på, ej heller administrative medarbejdere som kender såvel medarbejdere som igangværende sager. Når vi skal modtage nye klyngeledere, vil den viden derfor heller ikke være let tilgængelig for dem.

Vi er derfor dybt bekymrede for hvad den ændrede praksis vil betyde for klyngeledernes arbejdsmiljø og for klyngernes budgetter.

Vi håber derfor at i vil indlede en proces hvor samtlige klyngeledere inviteres til at byde ind.”

Ad. 3.4 Administrative fællesskaber – status

Det kører bare.

Ad 3.5 Status på hvordan går det med lederne?

Lisbeth gav en kort orientering. Der spores desværre en form for paradoks mellem de resultater TU-19 har givet organisationen vedrørende BUF almen lederområdet og den virkelighed der opleves i LFS sagsbehandling på lederområdet. Flere end 20 ledere har i perioden august 2018 – ultimo april 2019 sagt farvel til BUF af flere komplekse årsager. Der er behov for at TU-19 følges op med en leder-APV og handleplan med henblik på at forebygge afvanding fra lederstillingerne og forbedre det psykiske arbejdsmiljø.

Ad 3.6 Årsmøde i almen ledersektion den 24. maj

Årsmødet afholdes på Hotel Scandic Sydhavnen. Der er bestilt forplejning mv. til 100 personer med morgenbuffet, kaffe/te og frugt kl 8.30 samt sandwich to-go k.l ca. 12.30.
Der er indskrivning ved indgangen.
Maria byder velkommen til årsmødet og giver sammen med den øvrige bestyrelse en status på ledersektionens arbejde, efter oplægget af cand.merc. ph.d. Helle Hedegaard Hein om ”Meningsskabende værdiledelse”. Helle Hein holder oplæg i tidsrummet kl. 9.00-11.00.
Invitationen til årsmødet er rundsendt af ledersektionen via BUF leder mailliste og er endvidere lagt på LFS hjemmeside og har været annonceret i LFS Nyt samt udsendt med sms-nyt fra LFS.

Ad. 3.7 Besparelser på rengøring kontra investeringscase med hygiejne.
Ledersektionen har besparelser på rengøringen som et opmærksomhedspunkt og følger op på ”skøn” og standard i forhold til rengøring og hygiejne.

Ad. 3.8 Amager pilotprojekt vedrørende gårdmænd
Helle orienterede kort om det igangværende Facility management gårdmandspilotprojekt på Amager, som bl.a. har det formål at gøre gårdmandsarbejdet smartere på tværs af alle forvaltninger og institutioner.

4. Eventuelt

Intet.