Referat fra almen ledersektions bestyrelsesmøde 1. september 2014

Tilstede: Marialise, Pia L.B., Pia B, Niels, Helle, Søren.
Afbud: Kathrina, Grethe.
Referent: Lisbeth.

a. Godkendelse af referat fra sidst

Ad. a.
Referat fra 13. juni og 30. juli blev godkendt og lagt på LFS hjemmeside.

1. Prioritering samt godkendelse af dagsorden

Ad. 1a.
Dagsorden blev godkendt og fremstår i referatet nedenfor som den prioriterede dagsorden.

2. Nyhedsbrev v/Maria

Ad. 2.
Input til næste nyhedsbrev sendes til Maria.

Konkret udarbejder Helle og Kathrina en kort status på arbejdsgruppe arbejdet vedr. kompetenceudviklingstilbud til pædagogiske ledere.

Pia L.B. et kort status indlæg med hovedpunkterne fra HovedMED, - samt et link til hvor på BUF’s side at lederne kan finde referater fra HovedMED.

Søren skriver en kort notits om de vigtigste pointer fra LFS HB, - samt et link til hvor på LFS hjemmeside, at lederne kan finde referater fra LFS HB.

I nyhedsbrevet oplyses om områdeledermøderne, dato, tid og sted

3. Evaluering af klynger, - og deltagere i møde med Kate Obeid og Camilla Niebuhr om evaluering af klynger

Ad. 3.
Om evaluering af klynger, - og deltagere i møde med Kate Obeid og Camilla Niebuhr, BUF om evaluering af klynger.

Møde med koordinerende områdechef Kate Obeid:

Maria orienterede ledersektionsbestyrelsen om at hun efter ledersektionsbestyrelsens møde med direktionen havde modtaget en invitation til et møde d. 5. september kl. 12.30-13.30 omkring klyngeevalueringen.
Mødet var indkaldt af Kate Obeid. Udover Kate Obeid deltager Camilla Niebuhr fra forvaltningen.

Ledersektionsbestyrelsen ser naturligvis positivt på invitationen til dialogmødet omkring klyngeevalueringskonceptet og processen, - og prioritere det højt.

Ledersektionsbestyrelsen besluttede at Maria Rømer, Søren Lisberg og Pia Lund Bakke deltager i dialogmødet.

Evaluering af klynger:

På baggrund af mange nuancerede og kritiske henvendelser fra LFS-ledermedlemmer til ledersektionens repræsentanter omkring hvilken rolle og aktie almen ledersektionsbestyrelse har haft i forhold til klyngeevalueringskonceptet og processen, havde ledersektionsbestyrelsen en længere drøftelse af punktet. De spørgsmål og den kritik der er rejst af ledermedlemmerne går bl.a. på om ledersektionsbestyrelsen har været inddraget i udarbejdelsen af evalueringskonceptet og tidsrammen, - og om ledersektionsbestyrelsen har legitimeret klyngeevaluerings-spørgeguiden?

Og dernæst kredser konkret kritik af: spørgsmål og tema’er i den udsendte klyngeevalueringen, selvevaluering, timing for evaluering (udsendt via ugepakke i uge 33), tidsrammen (deadline 23. september), demokratisk involvering af TRIO/MED (skal der afholdes ekstraordinære TRIO/MED/P- møder?), tackling af forældreråds- og forældrebestyrelsens kritik af evalueringskonceptet. mv.

Helt principielt og overordnet set finder almen ledersektionsbestyrelse det fortsat problematisk, dilemmafyldt og som et udtryk for demokratisk underskud, at ledersektionsbestyrelsen ikke har været inddraget i drøftelserne om klyngeevalueringskonceptet, evalueringsprocessen og timing.

Ledersektionsbestyrelsen har løbende siden september 2013, på dialogmøder med direktionen, givet udtryk for at man ønskede dialog og involvering i udformningen af klyngeevalueringskonceptet, - og er blevet stillet i udsigt at ledersektionsbestyrelsen naturligvis ville blive inddraget.
Med til historien hører at ledersektionsbestyrelsen på opfordring fra Tobias Stax har sendt ledersektionens opsamling af highlights og ideer til klyngeevalueringsfokusområder fra ledersektionens ledermedlemsmøde september 2013 til direktionen og forvaltningen ultimo 2013.

Ledersektionsbestyrelsen noterer sig at klyngeevalueringen er sat i værk med udsendelsen i Ugepakke 33, - hvilket betyder at evalueringsopgaven skal gennemføres, - og at denne ledelses- og politiske beslutning ikke kan ændres.

Der skal ikke herske tvivl om at ledersektionsbestyrelsen agerer loyalt overfor den besluttede proces i sin dialog med ledermedlemmerne.
Men, ledersektionsbestyrelsen ønsker samtidig, i dialog med forvaltning og direktionen at finde frem til en konstruktiv fremtidig samarbejds- og dialogform, hvor ledersektionsbestyrelsen ses som repræsentativ ressource og medspiller i kraft af sin rolle og funktion som repræsentanter for LFS-ledersektion valgt af og blandt LFS’ ledermedlemmer på almen området i BUF. Faktum er at ledersektionsbestyrelsen gerne vil bidrage til det gode samarbejde med BUF forvaltning, direktion og det politiske udvalg, - og ser sig selv som aktiv, konstruktiv, modig medspiller i forhold til ledelse, TRIO/MED, institutionsstruktur, arbejdsmiljø, faglighed, bæredygtighed, ”orden i butikken” og brugerinddragelse mv.

På mødet med Kate Obeid og Camilla Niebuhr 3. september 2014 vil ledersektionsbestyrelsen fremføre følgende vedr. den igangsatte klyngeevaluering:

- Målet med klyngeevalueringen er utydeligt.

- De 5 temaer i drøftelsesoplægget er utydelige og opsamlingsskemaets 5 kategorier afkrydsning risikerer at blive en ”cirka” vurdering fra den enkelte klynges virkelighed som er vanskelig at overføre til et generelt statusoverblik til brug for det politiske udvalg.

TEMA 1: Perspektiver på klyngestrukturen,
TEMA 2: Arbejdsopgaver og mål for arbejdet i TRIO/lokalMED, TEMA 3: Indflydelse,
TEMA 4: Samarbejde mellem klyngeledelse, pædagogiske ledere og TRIO/LokalMED,
TEMA 5: Kommunikation og videndeling

- Tidsramme, timing er presset. Ugepakke 33 versus deadline 23. september. Det er problematisk at lægge ekstra møder ind i institutionernes og klyngens mødeplan for at sikre involvering af alle medarbejdere og forældre. Er der mulighed for forlænget deadline?

- Manglende inddragelse af ledersektionen forud for igangsættelse af klyngeevalueringen er problematisk. Hvilken strategi for involvering fremadrettet? Et kommunikations- og inddragelsesstrategipunkt til næste dialogmøde mellem ledersektionsbestyrelsen og direktionen?

- Ledersektionsbestyrelsen foreslår, at der som supplement til den igangsættende klyngeevalueringsproces udsendes den faktuelle viden forvaltningen har omkring eksempelvis økonomi, sygefravær etc. kontra før klyngestrukturen, samt en opfordring til alle klynger om at de prioriterer kommentarfeltet i evalueringsskemaet og tillige indsender skriftlige bemærkninger på f.eks. følgende:

• Lever klyngestrukturen og organisering op til de politiske visioner i beslutningsgrundlaget for klynger vedr. ledelsesmæssig og pædagogisk autonomi, mangfoldighed og styrket fokus på kerneopgaven?

• Er den lovede ledelsessupport, rettidige og kvalitetssikrede ledelsesværktøjer herunder økonomistyringsværktøjer en oplevet virkelighed?

• Har klyngestrukturen medvirket til øget fokus på afbureaukratisering, regelforenkling og bedre/enklere/gennemsigtige styringsværktøjer? – og hvilken effekt har det haft på kerneopgaven?

• Har klyngerne givet en oplevet værdi af øget demokrati, medindflydelse, medbestemmelse og medansvar i forhold til klynge, forvaltnings- og politiske forandrings- omstillings- og beslutningsprocesser som vedrører kerneopgaven?

• Oplever klyngerne sig fortsat udfordret på kravet om økonomisk bæredygtighed og ”orden i butikken”?

• Har klyngestrukturen forbedret arbejdsmiljøet for ledere og ansatte?

4. Kommende høringssvar

Ad. 4.
LFS har afsendt høringssvar fra organisationen vedr. sprog- og integration. Et fint høringssvar som ledersektionen har tilsluttet sig.

Gårdmandshøring er udsat til primo 2015

5. Nyhedsbrev

Ad. 5.
Bestyrelsen besluttede at udsende et nyhedsbrev hurtigst muligt. Maria udarbejder et udkast til nyhedsbrev som rundsendes til kommentering i bestyrelsen via mail.

Punkter til nyhedsbrevet: Nyt fra bestyrelsen, generalforsamlingen, evaluering af klynger, SAO, lederløn/OK-2015

Såfremt ingen tilbagemeldinger/inputs eller ønsker til rettelser/tilføjelser, - så har Maria kompetence til at udsende nyhedsbrevet underskrevet: formand for almen ledersektionsbestyrelse og på vegne af almen ledersektionsbestyrelse

Da det er vigtigt med kontinuitet i information og kommunikation fra og til ledersektionsbestyrelsen, blev det besluttet at der fremadrettet udsendes månedlige nyhedsbreve (10 årligt).
Marialise er ansvarlig for udsendelse af nyhedsbrevene. De enkelte bestyrelsesrepræsentanter er ansvarlige for løbende at formulere og levere inputs til nyhedsbrevet, primært fra de arbejdsgrupper mv. som de er udpeget eller ansvarlige for.

6. Evaluering af ledersektionsbestyrelsens møde med direktionen

Ad. 6.
Godt møde, god diskussion og saglig håndtering af kritik vedrørende klyngeevalueringskonceptet og den manglende inddragelse af ledersektionen, (- se også referatets punkt ad.3)

Fremadrettet vil ledersektionsbestyrelsen være mere proaktive og stille konstruktive forslag til forandringer og udvikling af institutionsområdet, set med lederbriller, i kontekst af tillidsdagsordenen og MED-aftalen – og med særligt fokus på arbejdsmiljø.

Ledersektionsbestyrelsen er et formelt fagpolitisk og organisatorisk repræsentativt hørings- og talerør for de kommunale institutionsledere på institutionsområdet 0-23 år, - og ønsker at styrke og tydeliggøre denne dialogplatform i samarbejdet med direktionen, - når det drejer sig om rammevilkår for ledelse og pædagogik, drift og support, ansættelse, løn, uddannelse og arbejdsmiljø. Præciseringen af denne repræsentative rolle, opgave og funktion var givtig for de fremadrettede dialogmøder med direktionen.

Referatet fra mødet lægges på LFS hjemmeside når det er godkendt.

Ad. 6a.

Maria orienterede fra et konstruktivt møde med HR chef Elin Steppat Hausle, Anders Snedker og Pernille Theut, BUF vedr. opfølgning på SAO

Maria efterlyste svar fra Anders Snedker vedrørende de fremsendte spørgsmål fra ledersektionsbestyrelsen opsamlet af ledersektionen fra de decentrale ledere), vedrørende bl.a. Tast-Selv løsninger. Ledersektionen fik lovning på et snarligt skriftligt svar på de fremsendte spørgsmål.

Ledersektionsbestyrelsen besluttede at sætte forvaltningens redegørelse/svar, på dagsorden til næste bestyrelsesmøde, - og besluttede samtidig at Maria kontakter Britt med henblik på at få en dialog om hvordan LFS fmd. og ledersektionsbestyrelsen i fællesskab kan lægge strategi og stille krav om forbedret information, værktøjer/redskaber og support/uddannelse til de decentrale ledere

7. Ledersektionsbestyrelsens mødeplan

Ad. 7
Områdemøder:

Valby/Vesterbro/Kgs.Enghave: 22. september kl. 9-11 (Niels Hansen deltager som ledersektionens repræsentant).

Amager: 22. september kl. 11.30-13.30 (Maria deltager som ledersektionens repræsentant).

Vanløse/Brønshøj/Husum/Tingbjerg: 23. september kl. 10.15-12.15 (Pia Bah deltager som ledersektionens repræsentant).

Nørrebro/Bispebjerg: 29. september kl. 9-11 ((Maria deltager som ledersektionens repræsentant).

Østerbro/Indre By: 30. september kl. 11-13 (Pia Lund Bakke deltager som ledersektionens repræsentant).

Bestyrelsesmøder:

• 8. oktober kl. 13-16
• 13. november kl. 11-16
• 11. december kl 12 – 16 og efterfølgende julefrokost

FOA ledertræf på Nyborg Strand:

6.-7. november 2014 (Maria og Pia Bah deltager som ledersektionens repræsentanter i FOA lederlandsmødet fra. Kl. 9.30-13, - resten af ledersektionen deltager i ledertræffet fra kl. 14 den 6. november til kl. 16 den 7. november.

Lisbeth sørger for samlet tilmelding, overnatning på Nyborg Strand og transport med DSB. Ledersektionen afholder udgifterne til mødedeltagelse, overnatning og transport.

8. Fremtidens fritidsinstitutioner

Ad. 8.
BUF har haft indkaldt til og afholdt områdemøder vedr. fremtidens fritidsinstitutioner. De decentrale ledere har overfor ledersektionsbestyrelsen givet udtryk for at der er mange nuancer i de informationer der er blevet givet fra forvaltningen på disse møder.
Møderækken har skabt utryghed og frustration hos mange ledere. Der er lagt mange fortolkninger i udmeldingen om ledelsesstruktur 1:1 og herunder bekymringer i ft. om fritidshjem og klubber påtænkes nedlagt, sammenlagt eller omdannet til KKFO I+II.

Ledersektionsbestyrelsen vil i sine fremadrettede dialogmøder med BUF direktion, forvaltning og LFS forvente at blive medinddraget i de strategiske drøftelser om fremtidens fritidsinstitutioner – og vil stille krav om tryghed i ansættelsen hos de fritidshjems og klubledere der evt. kommer i spil hvis Børne- og Ungdomsudvalget beslutter ændret fritidsinstitutionsstruktur og organisering.

9. Nyt fra HovedMED

Ad. 9.
Pia L.B. orienterede fra 2 møder i HovedMED. De skriftlige referater sendes via mail til ledersektionsbestyrelsen, - og der linkes til HovedMED-referater i de fremtidige nyhedsbreve fra ledersektionsbestyrelsen.

Fremadrettet ønsker ledersektionsbestyrelsen at Pia L.B. videresender dagsorden og bilag til HovedMED møder til ledersektionsbestyrelsen således at bestyrelsen får mulighed for at gå i dialog med Pia L.B. om evt. synspunkter ledersektionsbestyrelsen ønsker bliver rejst på HovedMED møderne.

Ledersektionsbestyrelsen ønsker at være det repræsentative lederbagland til Pia L.B. som er de kommunale institutionslederes repræsentant i BUF HovedMED.

10. Nyt fra LFS-Hovedbestyrelse (HB)

Ad. 10.
Søren orienterede om hovedpunkterne fra sidste HB-møde.

LFS hovedbestyrelse har nedsat en arbejdsgruppe der skal udarbejde et forslag til procesplan for workshops der skal afvikles på LFS repræsentantskabsmøde den 21.-22. november 2014.

Valg til delegerede til repræsentantskabet afholdes på områdernes generalforsamlinger. For almenområdet er generalforsamlingen den 17. september. Indkaldelse fremgår af LFS hjemmeside

HB besluttede at nedlægge informationsudvalget og i stedet sikre medlemsdemokratiet via en årlig konference om information, hjemmeside og LFS-Nyt.

Medlemsorganiseringen i LFS blev drøftet, - og bliver et særligt punkt på næste HB-møde

Øvrige punkter: KejD, Ejendomsadministration, gårdmandskorps.
Orientering fra CSO drøftelse om effektiviseringsstrategi og inlicitering af udliciterede serviceopgaver.

HB-referatet lægges på LFS hjemmeside, - og der linkes til det i ledersektionens nyhedsbrev.

11. Møde om administrationsplanen

Ad. 11.
Maria deltager som repræsentant fra ledersektionsbestyrelsen

12. Hvordan går det med lederne – hvad oplever Lisbeth generelt

Ad. 12.
Punktet er ikke til referat.

13. Orientering

Ad. 13.
Pia L.B. orienterede om klynge VAL1 efter drøftelse i LokalMED, har givet forvaltningen besked om, at de ønsker at deltage som klynge i pilotprojektet om vikarkorps.
VAL1 har fået positiv accept fra området, - og klyngen glæder sig til at komme i gang med projektet.

14. Næste møde

Ad. 14.
Den 8. oktober kl 13-16 i LFS, sal D.

Punkter til næste møde:

• Økonomi- og budgetstyring og personaleledelse i forhold til en virkelighed med svingende og vigende børnetal? Maria inviterer Britt til at deltage i dette punkt.

• Implementeringsunderstøttende konsulenter, krav om dokumentation – hvordan hænger det sammen med frisættelse af institutioner, tillidsdagsordenen og den ledelsesmæssige og pædagogiske autonomi i klynger?

15. Eventuelt

Intet.