Referat fra almen ledersektions bestyrelsesmøde 11. juni 2018

Tilstede: Maria, Jens, Michael, Diana, Helle, Annika.
Afbud: Pia B.

Referent: Lisbeth.

1. Bekræftelse af godkendelse af referat

Ad.1.
Referat blev godkendt.

2. Direktions-/Koordinationsmøder herunder: 

Ad. 2.1.
Forberedelse af punkterne til koordinationsmødet den 15. juni

Maria, Diana, Annika, Jens, Michael og Pia deltager i koordinationsmødet.

1. Dagtilbud på faglig handleplan

Diana er tovholder på punktet.

Det er positivt at det reviderede ”koncept” har inkluderet de fokuspunkter ledersektionsbestyrelsen har argumenteret for i processen. Der tales ind i arbejdsfællesskaber. Det er ikke den enkelte institution der er eneansvarligfor den faglige handleplan, men det er hele klyngen ansvar. Konceptet har en tydeligere kobling til det pædagogiske grundlag for de styrkede læreplaner, pejlemærker mv. Der er udarbejdet en ny figur for kvalitet og kapacitetsopbygning i institutioner på Faglig handlingsplan. 

Der spørges ind til hvad der menes med ”kapacitet”? Måske menes der kompetencer? 

Der ønskes en konsekvensretning i dokumentet af pædagogisk personale til pædagogiske medarbejdere.

2. Opfølgning på leder-APV

Maria er tovholder på punktet.

Det har været et fælles ønske fra BUF-forvaltning og LFS ledersektionsbestyrelse om at sikre, at der blev taget hånd om de problemfelter som blev afdækket i forbindelse med LederAPV 2016. Ledersektionsbestyrelsen har efterlyst konkrete handleplaner på de fokuspunkter der er udvalgt i lederAPV for at sikre fremdrift i de ønskede forbedringer. Der foreligger et udkast til handleplaner på 3 fokusområder vedr. KAS, Kommunikation samt Byggeri og vedligehold.

De samlede hovedbudskaber er:

•  Anerkendelse af og enighed om at arbejde med forbedringer på de felter som LederAPV’en fremhævede.
• Det skal ske opfølgning med mulighed for at iværksætte yderligere tiltag så længe forbedringer er nødvendige.
• Der skal frigøres så meget tid som muligt til ledelsernes faglige opgaver, så derfor skal administration være smidig og enkel.

Status på konkrete handleplaner efterlyses.

Maria sender tekstforslag vedrørende tekst der bør indsættes i handlingsplanen vedrørende kommende indsats til forbedring af ledernes psykiske arbejdsmiljø.

Ledersektionsbestyrelsen har følgende konkrete bemærkninger til handleplansudkastet:

KAS: BUF skal forpligtes på handleplan for KAS support. Valby-model med særlig kompetent support med kendskab til det pædagogiske område, ledelse og arbejdstidsaftale er ønskelig i alle 5 områder.

Kommunikation: BUF er ansvarlig for rettidig information til lederne. Opgaveportalen er for svag i sin søgefunktion. På trods af oprydning på opgaveportal ligger der alt for meget utidssvarende information.

Byggeri og vedligehold: Nyt koncept for byggeri. Status i handleplansfeltet bør ændres til ”ikke afsluttet”.

3. Kvantum

-  Udbuddet af kurser/uddannelse i Kvantum er utilstrækkeligt.
- Fortsat udfordringer i forhold til indkøb via Kvantum.
- Det er dilemmafyldt og det påvirker det psykiske arbejdsmiljø at ledere er forpligtet på at indkøb overholder regler om indkøb/Kvantum – men at systemet endny ikke matcher reglerne fuldt ud.
- Kvantum frigør aktuelt ikke tid til lederne.
Kvantum er ikke let at navigere i.
Der er ikke et tilstrækkeligt antal ”varer” i indkøbsaftalerne.
- indkøb tager lang tid.
- organisatoriske og systemiske usikkerheder.
- det er problematisk at der medio juni er umuligt at få et retvisende overblik over klyngernes økonomi – det påvirker klyngernes psykiske arbejdsmiljø i væsentlig grad at der ikke kan informeres, drøftes og udmeldes økonomi til TRIO/medarbejdere og ledere jf. BUF MED-aftale, og til forældrebestyrelser/forældre råd mv. 

Ad. 2.2.
BUF HovedMED dagsorden 

Dagsorden blev drøftet. Intet til referat.    

Ad. 2.3.
Opfølgning på ”De 3 samtaletyper i BUF” 

Som nævnt i referatet fra ledersektionsbestyrelsesmødet den 16. april 2018 er det ledersektionsbestyrelsens opfattelse at der skal skabes klarhed over procedurer og retningslinjer om samtaletyper i BUF. 

Ledersektionsbestyrelsen har på et tidligere koordinationsmøde i BUF tilkendegivet at der i ledersektionens optik fortsat er 3 samtaletyper jf. de retningslinjer og beslutningsgrundlag det daværende BUF HSU traf i 2009 :
- Løsningsorienteret/vejledende samtaler (uden sanktioner).
- Tjenstlige samtaler (med mulighed for sanktioner).
- Sygefraværssamtaler.

Ledersektionsbestyrelsen anerkender ikke samtaletypen ”tilrettevisende samtaler”.

Ledersektionsbestyrelsen anbefaler at BUF udsender en vejledning på de 3 samtaletyper til alle ledere. Der skal garanteres løbende kurser i de 3 samtaletyper, således at der ikke hersker tvivl om kompetencer, retningslinjer og procedurer. Inden udsendelse skal BUF-vejledningerne opdateres til aktuelt 2018 niveau.

Der er tilsyneladende usikkerhed om status på revisionen af BUF vejledningen om samtaler, og der spores en gråzone mellem BUF områderne og Koncernservice. Det er en uholdbar situation for både ledelse og medarbejdere. Maria kontakter Jan Hoby med henblik på den videre strategi og BUF HovedMED behandling. 

Ad.2.4.
Udpegning af repræsentant fra ledersektionsbestyrelsen til Trivselsundersøgelse følgegruppe

Ledersektionsbestyrelsen besluttede at udpege klyngeleder Helle Bak Andersen som ledersektionens repræsentant til trivselsundersøgelses følgegruppe. Maria meddeler forvaltningen dette.

3. Evaluering af ledersektionens generalforsamling

Ad.3.
Ledersektionsbestyrelsen evaluerede kort Almen ledersektions generalforsamling som blev afholdt på Arbejdermuseet den 24. maj 2018.

Festsalen på Arbejdermuseet egner sig godt til afholdelse af generalforsamling. God forplejning og service.

Der deltog ca 10% af LFS almen ledermedlemmer i generalforsamlingen. Med henblik på at skabe mere synlighed og deltagelse i de organisatoriske og fagpolitiske drøftelser med ledermedlemmerne vil ledersektionsbestyrelsen drøfte generalforsamlingens form, kommunikationsstrategi og indhold på sin bestyrelseskonference den 22. august.

Kirsten Løth, der blev genvalgt til bestyrelsen på generalforsamling den 24. maj, har den 25. maj trukket sig fra ledersektionsbestyrelsen, da Kirsten er blevet valgt som konstitueret formand for LFS almen bestyrelse.    

4. Fremtidigt arbejde jf. generalforsamlingsbeslutning

Ad.4.
Plan for implementering af fremtidigt arbejde drøftes og besluttes på ledersektionsbestyrelsens arbejdsseminar den 22. august.

5. Persondataforordningen (GDPR)

Ad.5.
Der har været problemer med at sende sikker post til Koncernservice. Problemet er løst nu.

Sikker post til medarbejdere kan kun sendes vi eBoks, da ikke alle medarbejdere er oprettet med BUF mail.

Det undersøges om der er problemer med sikker kommunikation mellem forældre og BUF institutioner.

På koordinationsmødet rejses spørgsmålet om lederne kan have tillid til at Kbh kommunikations systemer/retningslinjer og procedurer opfylder GDPR. Lederne efterlyser en klar udmelding om at det ikke er ledernes eget ansvar.    

6. Næste møde/bestyrelseskonference er den 22. august kl. 9-22

Maria indkalder via outlook. kl. 12-15. Konferencested oplyses senere.

7. Punkter til drøftelse på bestyrelseskonferencen 22. august

Ad.7.
- Ledersektionsbestyrelsens udpegning af kasserer.
- Evaluering af generalforsamlingen, form, kommunikation, indhold.
- Handleplan for implementering af fremtidigt arbejde.

8. Eventuelt

Intet til referat.