Referat fra almen ledersektions bestyrelsesmøde 8. oktober 2014

Tilstede: Marialise, Pia L.B., Pia B, Niels, Helle, Søren, Kathrina, Grethe.

Referent: Lisbeth.

1. Godkendelse af referat fra sidst

Ad. 1
Referat fra 1. september 2014 blev godkendt og lægges på LFS hjemmeside

2. Prioritering samt godkendelse af dagsorden

Ad. 2
Dagsorden blev godkendt og fremstår i referatet nedenfor som den prioriterede dagsorden.

3. Nyhedsbrev v/Maria

Ad. 3
Nyhedsbrev er under udarbejdelse.

Ledersektionsbestyrelsen bidrager med konkrete tekstudkast til nyhedsbrevet. Input sendes il Maria hurtigst muligt med henblik på at nyhedsbrevet skal udsendes snarligt.

Pia B. skriver tekstudkast vedr. fremtidens fritidsinstitutioner og klyngeændringer, - herunder: ledersektionen søger gennem aktiv deltagelse i diverse møder maksimal indflydelse internt i LFS og i samarbejde med almen bestyrelsen og LFS FU søge maksimal indflydelse på den politiske- såvel som forvaltningsmæssig proces vedr. fremtidens fritidsinstitutioner og klynge/institutionsstruktur organisering og budgetmodel.

Ledersektionsbestyrelsens strategi er bl.a.: At sikre at fremtidens fritidstilbud er et kommunalt tilbud (kommunal institution/klynge), - og at sikre de kommunale ledere uanset niveau, tryghed i ansættelsen.

Ledersektionsbestyrelsen vil som første skridt anmode LFS FU v/ Britt og Jan om et strategimøde – og forsøge at indkalde til et klyngeledermøde.

Pia L.B. skriver tekstudkast vedr. opsamling på de centrale diskussionstemaer der har været taget op på ledersektionens møder med ledermedlemmer i de 5 områder, - herunder: lederløn, psykisk arbejdsmiljø/APV, tillidsdagsordenen, kommunikation og gennemsigtighed i beslutningsprocesser og opgavesæt, klynge og institutionsstørrelser, Folkeskolereformen og strategi for indflydelse, SAO, lederne og organisationen LFS.

Grethe skriver tekstudkast vedr. mødet om menûplanlægning

Der var enighed om at tonen og retorikken i nyhedsbrevet skal fortsætte den kommunikative linje a la det første nyhedsbrev, dvs. saglig, objektiv, løsningsorienteret, forklarende, oplysende - og konstruktiv kritisk dér hvor der evt. er spændingsfelter.

4. Evaluering af klynger

Ad. 4
Der har den 5. september 2014 været afholdt et konstruktivt samarbejds- og dialogmøde med koordinerende områdechef Kate Obeid og Camilla Niebuhr, BUF, om klyngeevalueringskonceptet og processen. På dialogmødet fremførte Marialise Rømer, Søren Lisberg og Pia Lund Bakke fra ledersektionsbestyrelsen de synspunkter og kritik der fremgår af ledersektionens referat 01.09.2014 vedr. klyngeevaluering.

Mødet resulterede i en efterudsendelse til alle klynger som supplement til den igangsættende klyngeevalueringsproces. Der udsendes den faktuelle viden forvaltningen har omkring eksempelvis økonomi, sygefravær etc. kontra før klyngestrukturen, samt en opfordring til alle klynger om at de prioriterer kommentarfeltet i evalueringsskemaet og tillige indsender skriftlige bemærkninger på f.eks. følgende:

-Lever klyngestrukturen og organisering op til de politiske visioner i beslutningsgrundlaget for klynger vedr. ledelsesmæssig og pædagogisk autonomi, mangfoldighed og styrket fokus på kerneopgaven?

- Er den lovede ledelsessupport, rettidige og kvalitetssikrede ledelsesværktøjer herunder økonomistyringsværktøjer en oplevet virkelighed?

- Har klyngestrukturen medvirket til øget fokus på afbureaukratisering, regelforenkling og bedre/enklere/gennemsigtige styringsværktøjer? – og hvilken effekt har det haft påkerneopgaven?

- Har klyngerne givet en oplevet værdi af øget demokrati, medindflydelse, medbestemmelse og medansvar i forhold til klynge, forvaltnings- og politiske forandrings- omstillings- og beslutningsprocesser som vedrører kerneopgaven?

- Oplever klyngerne sig fortsat udfordret på kravet om økonomisk bæredygtighed og ”orden i butikken”?

- Har klyngestrukturen forbedret arbejdsmiljøet for ledere og ansatte?

Det har efterfølgende vist sig at denne efterudsendelse har skabt såvel positiv som negativ reaktion i ledersektions medlemsskare, - primært fordi efterudsendelsen blev modtaget i klyngerne ca. 3 dage før deadline for aflevering.

Denne kritik skal dog ikke afholde ledersektionsbestyrelsen fra at rejse en lignende drøftelse, såfremt der, mod forventning, fremadrettet opleves en lignende situation. I kraft af ledersektionsbestyrelsens ageren, er det lykkedes at få lydhørhed om udsættelse af afleveringsdeadline og udsendelse af uddybende og supplerende spørgsmål – hvilket er positivt.

Ledersektionsbestyrelsen ser positivt frem til en invitation til deltagele i et møde mellem LFS FU, BUF og direktionen vedr. opsamling på klyngeevalueringen.

5. Opsamling fra områdemøderne – herunder stillingtagen til hvor vi skal hen?

Ad. 5
Se referatets punkt 3 vedr. de centrale temaer fra område ledermedlemsmøderne der skal beskrives i nyhedsbrevet.

6. Fremtidens fritidsinstitutioner – herunder evt. ny klyngestruktur

Ad. 6
Se referatets punkt 3 vedr. de centrale temaer fra område ledermedlemsmøderne der skal beskrives i nyhedsbrevet.

Der er planlagt en møderække i BUF regi i oktober/november – og det forventes at der vil pågå en høring primo januar 2015 med henblik på politisk beslutning i marts 2015.

Ledersektionsbestyrelsen nedsatte en tovholdergruppe i forhold til processen vedrørende fremtidens fritidsinstitutioner. Tovholdergruppen er: Marialise, Niels, Pia B. og Søren.

Ledersektionsbestyrelsen vil i hele processen søge maksimal indflydelse og påvirke processen med såvel ledervinklen såvel som pædagogisk faglighed, arbejdsmiljø og budget, økonomi, bæredygtighed, stillingsstruktur og tryghed i ansættelsen – og i den forbindelse pege på fremtidens fritidsinstitutioner/klynger i kommunalt regi.

7. Hvordan kommunikerer vi, når vi skal repræsentere en mangfoldig ledergruppe?

Ad. 7
En kommunikationsstrategi og retorik som tager højde for nuancerne i ledernes lederkompetencer, jobindhold, lederroller og ledervilkår er et must, når ledersektionsbestyrelsen skal kommunikere og involvere den mangfoldige ledergruppe de er bestyrelse for. Derfor er enedes ledersektionsbestyrelsen om en fremadrettet, konstruktiv, professionel og nuanceret kommunikationsform – hvor følelsesladede ord og elendigheds-fortællinger undgås.

8. Rammer for punkter til ledersektionsbestyrelsens dagsorden

Ad. 8
Fremadrettet begrundes dagsordenspunkter af hensyn til det enkelte bestyrelsesmedlems mødeforberedelse.

Der indledes ikke diskussion om dagsordenspunktet via mail. Drøftelsen foregår på bestyrelsesmødet.

Beslutninger og punkter kan genoptages på dagsordenen i situationer hvor rammer og kontekst har forandret sig i forhold til beslutningens relevans, - og beslutninger kan omstødes til ny beslutning efter professionel drøftelse og håndtering gennem professionel uenighedskultur.

9. Nyt fra HovedMED

Ad. 9
Pia L.B. orienterede fra 2 møder i HovedMED. De skriftlige referater sendes via mail til ledersektionsbestyrelsen, - og der linkes til HovedMED-referater i de fremtidige nyhedsbreve fra ledersektionsbestyrelsen.

Fremadrettet ønsker ledersektionsbestyrelsen at Pia L.B. videresender dagsorden og bilag til HovedMED møder til ledersektionsbestyrelsen således at bestyrelsen får mulighed for at gå i dialog med Pia L.B. om evt. synspunkter ledersektionsbestyrelsen ønsker bliver rejst på HovedMED møderne. Ledersektionsbestyrelsen ønsker at være det repræsentative lederbagland til Pia L.B. som er de kommunale institutionslederes repræsentant i BUF HovedMED.

10. Bestyrelsen diskuterer evt. ny udpegning af ledersektionens HovedMED repræsentant

Ad. 10
På baggrund af et forslag fra Søren Lisberg drøftede ledersektionsbestyrelsen sin beslutning fra bestyrelsesmødet den 13. juni 2014 vedrørende ledersektionsbestyrelsens plads i HovedMED: ”Pia Lund Bakke (valgt for en 2-årig valgperiode jf. MED-aftalens valgprocedure. Fremadrettet ønsker ledersektionsbestyrelsen som principbeslutning at klyngelederposten i HovedMED tilfalder ledersektionens formand.”

Efter en længere og grundig drøftelse for og imod Sørens diskussionsforslag, enedes ledersektionsbestyrelsen om at undlade at optage drøftelse med direktionen og HovedMED om muligheden for at indstille Marialise til ny udpegning til HovedMED. Det betyder at der ikke ændres ved juni-beslutningen og at Pia Lund Bakke fortsætter som klyngeledernes repræsentant i HovedMED valgperioden ud.

11. Næste møde

Ad. 11
Den 6.-7. november er der FOA Ledertræf for de af bestyrelsesmedlemmerne der er tilmeldt.

Ordinært bestyrelsesmøde i ledersektionen den 13. november kl 11-16 i LFS, sal D

Punkter til næste møde:

• Økonomi- og budgetstyring og personaleledelse i forhold til en virkelighed med svingende og vigende børnetal? Maria inviterer Britt til at deltage i dette punkt

• Implementeringsunderstøttende konsulenter, krav om dokumentation – hvordan hænger det sammen med frisættelse af institutioner og den ledelsesmæssige og pædagogiske autonomi i klynger?

• Tillidsdagsordenen, - Britt inviteres til deltagelse i dette punkt

• Paneldiskussion – lederne og LFS jf. generalforsamlingsbeslutning vedr. fremtidigt arbejdet.
Hvordan, hvornår, hvem. Kathrina undersøger mulige emner til oplægsholdere i panelet.

Maria drøfter tidshorisont med Britt, set i lyset af LFS rep.møde. Paneldebat forestilles afholdt tidligst februar/marts 2015.