Referat fra almen ledersektions bestyrelsesmøde 13. juni 2014

Tilstede: Marialise, Kathrina, Pia L.B. (gik kl. 11), Pia B (gik kl. 11.30), Grethe, Niels, Helle, Søren.
Referent: Lisbeth.

a. Godkendelse af referat fra sidst

Ad. a Referat fra sidste møde i den gamle ledersektionsbestyrelse var godkendt og lagt på LFS hjemmeside.

1. Prioritering samt godkendelse af

Ad.1a Dagsorden blev godkendt og fremstår i referatet nedenfor som den prioriterede dagsorden.

2. Orientering fra formanden

Ad.2 Marialise orienterede om hun i sin formandspostkasse havde modtaget to mødeinvitationer til ledersektionsbestyrelsen. Det ene drejer sig om et møde vedr. SAO. Dette møde afholdes i HNG den 27. juni kl. 11-12. Marialise videresender mødeinvitationen til ledersektionsbestyrelsen. Bestyrelsen prioriterer dette møde højt. Grete meddelte at der var afbud fra hende.

Den anden mødeinvitation drejer sig om menûplanlægning. Mødet er indkaldt med kort varsel. Pia Bah deltager fremadrettet i mødevirksomhed vedr. menûplanlægning, men kan ikke deltage i mødet den 16. juni pga. andet møde. Grethe deltager som suppleant.

3. Planlægning og fastsættelse af datoer for bestyrelsesmøder & ledermøder samt diverse møder med forvaltningen V./ Maria

Ad.3 Grundprincip for ledersektionens mødekadence:

• ledersektionsbestyrelsesmøde hver måned.
• 1 heldagsmøde i kvartalet og 2 halvdagsmøder
• herudover møder ad hoc efter behov
• ”mødefri” juli mdr.

Allerede fastlagte møder der skal tages højde for i ledersektionsbestyrelsens mødekalender er følgende:

Møder internt i LFS:

LFS HB-møder
Den 13. juni, 18. august, 15. september, 20. oktober, 17. november, 15. december 2014

LFS repræsentantskabsmøde:
Den 21-22. november 2014.

Almen områdets generalforsamling:
Den 17. september 2014

Årsmøde i Almen ledersektion:
Jf. vedtægterne skal årsmødet afholdes senest den 25. maj 2015

Eksterne møder:

Møder mellem Ledersektionen og direktionen er aftalt til:
Den 18. august kl. 14-15
Den 1. december kl. 14-15
Dagsordenspunkter skal fremsendes til direktionen senest 1 uge før mødet, derfor vil det være en god idé med et bestyrelsesmøde 1-2 uger før direktionsmødet.

Møde omkring SAO:
Den 27. juni kl 11-12 i HNG

Almen ledersektion – jf. fremtidigt arbejde:
2-dags opstartskonference for ny almen ledersektionsbestyrelse:

Engang midt/ultimo september 2014. Formål med konferencen er bl.a. at udarbejde en aktivitets og handleplan for implementering af ”Fremtidigt arbejde” og udarbejde en kommunikationsstrategi

Mødedatoer for lytte/dialog ledermedlemsmøde i de 5 områder i BUF:

Møderne afvikles medio august – primo september 2014

Ledersektionens sommerhyggemøde:

Afholdes hos Pia Lund Bakke den 5. september kl. ca. 17

Næste møde i ledersektionen:

- den 30. juli kl 11-15 i LFS (der er afbud til dette møde fra Lisbeth, som har ferie)

Det er aftalt at Marialise udsender udkast til mødekalender og inviterer via outlook.

4. Nuværende poster, tillidshverv og fordeling af poster i den nye bestyrelse

Ad.4 Følgende fordeling af poster er gældende:
LFS Hovedbestyrelse (HB): Søren Lisberg
LFS HB-suppleant: Kathrina Dauscha
Kasserer i almen ledersektion: Grethe Dehn
LFS Arbejdsmarkedspolitisk udvalg: Marialise Rømer
LFS informationsudvalg: Pia Bah
LFS forhandlingsudvalg om lederløn: KL’er: Marialise Rømer, PL’er: Kathrina Dauscha
LFS repræsentantskab: Ledersektionsbestyrelsens mål at få så mange af bestyrelsens repræsentanter og øvrige ledermedlemmer valgt til LFS repræsentantskabsmøde i november
HovedMED: Pia Lund Bakke (valgt for en 2-årig valgperiode jf. MED-aftalens valgprocedure. Fremadrettet ønsker ledersektionsbestyrelsen som principbeslutning at klyngelederposten i HovedMED tilfalder ledersektionens formand.
Brugergruppen vedr. SAO: Pia Lund Bakke
Tænketank vedr. pædagogisk lederuddannelse/kompetenceudvikling: Kathrina Dauscha, Grethe Dehn, Helle Jonstrup
Menuplanlægning: Pia Bah, med Grethe Dehn som suppleant til første møde
Leder APV: På næste møde med direktionen opfordres til at nedsætte en sparringsgruppe om lederAPV jf. MED-aftalen, med deltagelse af repræsentanter fra almen ledersektionsbestyrelse
Evaluering af klynger: Almen ledersektionsbestyrelse har evaluering af klynger som et kollektivt ansvarsområde
BUF afbureaukratisering: Almen ledersektionsbestyrelse har evaluering af klynger som et kollektivt ansvarsområde. Den klyngeleder der aktuelt (Søren Skogstad) er udpeget af direktionen til afbureaukratiseringsgruppen inviteres til et sparringsmøde i ledersektionsbestyrelsen.

Øvrige ansvarsområder fordeles og prioriteres på bestyrelseskonferensen i september i forbindelse med drøftelse af handleplan for implementering af det generalforsamlings-besluttede fremtidige arbejde.

5. Nyhedsbrev

Ad.5 Bestyrelsen besluttede at udsende et nyhedsbrev hurtigst muligt. Maria udarbejder et udkast til nyhedsbrev som rundsendes til kommentering i bestyrelsen via mail.
Punkter til nyhedsbrevet: Nyt fra bestyrelsen, generalforsamlingen, evaluering af klynger, SAO, lederløn/OK-2015

Såfremt ingen tilbagemeldinger/inputs eller ønsker til rettelser/tilføjelser, - så har Maria kompetence til at udsende nyhedsbrevet underskrevet: formand for almen ledersektionsbestyrelse og på vegne af almen ledersektionsbestyrelse

Da det er vigtigt med kontinuitet i information og kommunikation fra og til ledersektionsbestyrelsen, blev det besluttet at der fremadrettet udsendes månedlige nyhedsbreve (10 årligt). Marialise er ansvarlig for udsendelse af nyhedsbrevene. De enkelte bestyrelsesrepræsentanter er ansvarlige for løbende at formulere og levere inputs til nyhedsbrevet, primært fra de arbejdsgrupper mv. som de er udpeget eller ansvarlige for.

6. Kommunikationsstrategi

Ad.6 Beretningsdebatten på generalforsamlingen den 22. maj 2014 viste at LFS ledermedlemmer har et stort behov for mere synlighed, bedre og kontinuerlig kommunikation, information og mulighed for dialog med almen ledersektionsbestyrelse. Jf. punkt 5 i referatet, besluttede bestyrelsen at forsøge at optimere dialogen med ledermedlemmerne ved i første omgang at udsende 10 nyhedsbreve årligt, - og dernæst at optimere brugen af LFS informationsplatforme LFS hjemmeside/web, fagbladet LFS Nyt, og muligheden for nyheds sms og nyheds mails via LFS nyhedsplatform. Målet er et opgør med den ”tavse stemme”

Bestyrelsen drøftede og besluttede at der tages kontakt til en professionel kommunikationskonsulent/journalist som inviteres til at give et tema-oplæg om offensiv og konstruktiv målrettet kommunikationsstrategi på bestyrelsens arbejdsseminar/konferencen i september. Maria kontakter journalisten og forhører sig om pågældende har mulighed, tid og lyst til at give et inspirationsoplæg, - og forhører sig om pris.

Maria udarbejder et udkast til kommunikations- og pressestrategi, som drøftes og behandles på arbejdsseminaret med henblik på endelig beslutning.

Bestyrelsen besluttede at der hurtigst muligt oprettes en lukket facebook gruppe for almenområdets ledermedlemmer på lederoverenskomst. Ledersektionsbestyrelsen er administratorer.

7. Evaluering af generalforsamlingen

Ad.7 Den nye ledersektionsbestyrelse tog generalforsamlingskritikken til sig vedrørende ønsket om, at der fremadrettet udsendes skriftlig beretning, fremtidigt arbejde og regnskab samt budget forud for generalforsamlingen. Det vil sige, at disse dokumenter udsendes via nyhedsmail fra ledersektionsbestyrelsen og lægges i tilgængelig form på LFS hjemmeside.

Ledersektionsbestyrelsens egen forberedelse skal prioriteres og styrkes frem til næste generalforsamling

Frem til årsmødet i maj 2015 og den ordinære generalforsamling i maj 2016, arbejdes der på at motivere flere LFS almen ledere til at deltage i generalforsamlingen og den fagpolitiske debat med ledervinklen. Ved dette års generalforsamling deltog 69 almen ledere ud af ca. 420 mulige. Det er en høj fremmødeprocentdel set i lyset af at det er en generalforsamling, men da det også er generalforsamlingen der er medlemmernes demokratiske indflydelse- og medbestemmelsesfora og fagpolitik set med lederbriller, - så vil den nyvalgte ledersektionsbestyrelse gøre meget for at højne fremmødet, - evt. ved at afprøve en alternativ måde at afholde generalforsamling på (stadig indenfor vedtægternes rammer)

Alt i alt var det en god generalforsamling. God debatlyst. Positivt med kampvalg. Stor enighed og vilje til en styrket og samlet ledersektion med en offensiv, konstruktiv styrket lederstemme internt og eksternt LFS. Klart mandat til ledersektionsbestyrelsen. Stort ønske og behov for mødefora’er for ledere på tværs af områderne. Positive tilbagemeldinger om det styrkede samarbejde mellem almen bestyrelse og almen ledersektionsbestyrelsen i LFS. Fællesskab gør stærk.

8. Kommende høringssvar

Ad.8 Så vidt vides er der ingen aktuelle høringssvar med deadlines før sommerferien. Det undersøges. Viser det sig at det alligevel er tilfældet, så reageres der hurtigt. Maria er tovholder og ansvarlig for høringssvar.

9. Evaluering af mødet med direktionen d. 26. maj
AD.9 Ledersektionsbestyrelsen havde jf. gældende praksis, fremsendt uddybede punkter/ ønsker til dagsordenspunkter til direktionen mindst 14 dage før mødet. Dialogmødet blev på grund af Tobias Stax’s kalender slanket fra et 2-timers til et 1-times møde. Ledersektionsbestyrelsen ønskede følgende punkter drøftet:
- Definition af ledelsesrummer i KS og deres kendskab til Hvidbog eller måske mangel på samme. Eksempel: Ledelsesretten til at definere, at f.eks. lønsedler er nok dokumentation for
erfaringsdato. Ventetid i KS – f.eks. áconto udbetaling.
- Statsforvaltningens ventetider som offentlig ansat.
- Status på SAO og de administrative fællesskaber samt hvordan står det til generelt.

Direktionen fremsendte sine dagsordenspunkter den 23. maj, - og ønskede følgende punkter drøftet:
- Orientering om ny model for miljøcertificering i Københavns Kommune.
- Orientering om den kommende indstilling til BUU om integration og orientering om sprogindsatsen.

Maria udarbejder et udkast til replik til Tobis Stax vedr. dialogmødets organisering, form og struktur, - samt ledersektionsbestyrelsens bemærkninger til direktionens referat fra mødet, - og sender det til sparring/godkendelse i ledersektionsbestyrelsen inden det afsendes til direktionen.

Referatet lægges på LFS hjemmeside når det er godkendt

10. Evaluering af klynger

AD.10 Ledersektionsbestyrelsen er af flere ledermedlemmer blevet gjort opmærksom på at der tilsyneladende er igangsat en form for klyngeevalueringsproces. Dette stiller ledersektionsbestyrelsen sig undrende overfor, idet ledersektionsbestyrelsen kontinuerligt, på sine dialogmøder med direktionen, har stillet sig til rådighed og ønsket medindflydelse på evalueringskonceptet. Ledersektionsbestyrelsen retter henvendelse til direktionen med henblik på at få oplyst hvad, hvordan og hvilken evalueringsproces-, evalueringsdesign- og evalueringsstrategi der er igangsat. Dette med henblik på endnu engang at tilkendegive, at ledersektionsbestyrelsen ser sig selv som repræsentative for LFS’s ledermedlemmer samt naturlige medspillere i evalueringsprocessen - og ønsker maksimal medindflydelse i processen.

11. Forandringer på fritids- og klubområdet

Ad.11 Ledersektionsbestyrelsen fremsender en forespørgsel til BUF direktion og forvaltning vedrørende status og oplysninger om hvilke forandringer der er på vej i forhold til fritids- og klubområdet.

12. Besparelsesforslag, proces og validitet

Ad.12 Flere ledermedlemmer har overfor ledersektionsbestyrelsen tilkendegivet deres bekymring for om bl.a. det fiktive besparelsespotentiale afledt af centraliseringen i Koncernservice bliver for råt i forhold til institutionsområdets fremadrettede økonomiske råderum.

Ledersektionsbestyrelsen ønsker maksimal indflydelse på budget 2015, - og vil derfor på sine kommende møder forsøge at lægge en strategi for en fokuseret budget 2015 strategi.

13. Administrationsplanen

Ad.13 Ledersektionsbestyrelsen er inviteret til møde i HNG den 27. juni 2014 kl 11-12 vedr. SAO.
Maria udsender en mail til samtlige LFS ledermedlemmer og anmoder om tilbagemeldinger om hvilke udfordringer og problemer der evt. opleves i forbindelse med SAO.

I den fremadrettede proces skal det sikres af Hvidbog for klynger opdateres så den matcher de ændrede vilkår som følge af SAO.

Der afholdes kurser i det nye vagtplansystem i august.

Det undersøges hvorfor skolerne har mere fleksible og smidige muligheder i vagtplanssystemet end institutionerne, f.eks. via tast-selv modulet. Tast-selv modulet er ikke tilkøbt til institutionsområdet, hvilket umiddelbart opleves som en ikke rimelig forskelsbehandling af skoleledere og klynge/institutionsledere.

14. Næste møde

Ad.14 Den 30. juli kl 11-15 i LFS, sal D