Teksten kan være relevant, f.eks. når der henvises til gamle overenskomster
Referat fra almen ledersektions bestyrelsesmøde 3. november 2014
Tilstede: Marialise, Pia L.B., Pia B, Niels, Helle, Søren, Kathrina, Grethe
Referent: Lisbeth
1. Godkendelse af referat fra sidst
Ad. 1
Referat fra 8. oktober 2014 blev godkendt og lægges på LFS hjemmeside.
2. Prioritering samt godkendelse af dagsorden
Ad. 2
Dagsorden blev godkendt og fremstår i referatet nedenfor som den prioriterede dagsorden.
3. Nyhedsbrev fra Bestyrelsen v./ Maria – Tilbagemeldinger, maillister mm.
Ad. 3
Ledersektionsbestyrelsen har også denne gang fået meget positiv feedback på det netop udsendte nyhedsbrev.
Der er modtaget en enkelt henvendelse fra et ledermedlem, som efterlyser en forklaring på hvorfor nyhedsbrevet fra ledersektionen udsendes via maillisten fra BUF, således at de få ikke-medlemmer også modtager LFS ledersektions nyhedsbrev.
Forklaringen er, at BUF’s mailliste er den der pt. er opdateret, og at ledersektionen har besluttet at udsende nyhedsbrevet til alle kommunale ledere på almenområdet, som led i en profilerings- og organiseringsstrategi i forhold til kendskabet og tilliden til LFS Almen ledersektions fagpolitiske arbejde.
4. Om evaluering af klynger v./Maria
Ad. 4
Ledersektionsbestyrelsen evaluerede mødet vedrørende evaluering af klynger som godt, - og oplevede sig lyttet til
5. Evaluering og opfølgning på klyngeledermødet om fremtidens fritidsinstitutioner v./Maria
Ad. 5
Maria orienterede bestyrelsen om at hun havde fået mange positive tilbagemeldinger og respons på det netop afholdte klyngeledermøde i LFS, som blev afholdt i samarbejde mellem Almen ledersektionsbestyrelse og LFS formand og næstformand.
Tilkendegivelserne går primært på det positive i at LFS ledersektion og LFS FU ”taler med én stemme” og at strategi og proces omkring fremtidens fritidsinstitutioner er konstruktiv offensiv, saglig, åben og gennemsigtig.
Ledersektionsbestyrelsen besluttede at følge op på opfordringen fra klyngeledermødet om, at udarbejde et brev til områdechefer, direktion og politikerne i Børne- og Ungdomsudvalget forud for BUU møde den 10. december 2014. Pia L.B. og Marialise udarbejder udkast til brev og bruger Lisbeth som sparringspart. Brevet rundsendes til godkendelse i bestyrelsen inden rundsending til alle klyngeledere og forvaltning.
Brevet skal indeholde følgende pointer som der var enighed om blandt klyngeledere forsamlet til møde i LFS den 10. november 2014:
- Fastholde og videreudvikleinstitutions- og ledelsesstruktur, organisering og pædagogikken i kommunale klynger.
- Fastholde det vigtige pædagogiske arbejde i alderen 0 – 18 (23) år i klynger, forankret i Serviceloven.
- Sikre jobsikkerhed og arbejdsro, så fokus på området bliver udvikling af den vigtige kerneopgave.
- Sikre hurtigst mulig indfasning af den beslutning der træffes om Fremtidens Fritidsinstitutioner i København.
- At 1:1 ledelse sikres ligeværdighed ved at tænke klyngeleder/skoleleder. (KKFO leder kan ikke matche et 1:1 ledelsesforhold jf. lederkompetencebeskrivelse / hjemmel til at træffe beslutning.
Ligeledes skal brevet til forvaltningen indeholde en tilkendegivelse af at klyngestuktur og klyngeledelse har medvirket positivt til:
- Mere sikker økonomistyring, højere grad af pædagogisk faglighed, pædagogisk sammenhæng og læring på tværs af alder 0-18 (23) år, mere professionel ledelse, bedre udnyttelse af ressourcer såvel personaleressourcer som fysiske rammer, bedre udnyttelse af drift og uddannelse på tværs i klyngen.
I forhold til den videre strategi omkring Fremtidens Fritidsinstitutioner, sættes punktet på dagsorden til ledersektionens møde med BUF direktion, - og Maria tager kontakt til Britt med henblik på at afklare ”hvem” der tager initiativ til et fremadrettet møde med Københavns Skolelederforening, - og et tidsperspektiv for afholdelse af dette møde.
6. Dagsorden til mødet med direktionen v./Maria
Ad.6 Ledersektionsbestyrelsen besluttede at Maria fremsender følgende dagsordenspunkter til det næstkommende møde med direktionen:
1. Klyngeevaluering - kvittering for positiv procesafslutning
2. Fremtidens fritidsinstitutioner - status
3. SAO - status
4. Tomme pladser. - Ledersektionsbestyrelsen ønsker et overbliksbillede af "tomme pladser" - og ønsker en indledende drøftelse af "hvad" gør vi ved det? - hvad er forvaltningens strategi?
7. Mødeplan- fastlæggelse af ledersektionsbestyrelsens arbejdsseminar
Ad. 7
Grethe udarbejder udkast til mødeplan for ledersektionsbestyrelsens møder og arbejdsseminar i 2015, - og rundsender mødeplanen til bestyrelsen forud for næste bestyrelsesmøde, hvor mødeplanen besluttes.
8. Hvordan udpeger vi personer til udvalg?- Og mangler udpegning akut. v./ Grethe og Maria
Ad. 8
Efter en grundig drøftelse af principper og procedure for udpegning af ledere til kommunale arbejdsgrupper, udvalg mv. hvor ledere kommer til at repræsentere andre end sig selv, - besluttede ledersektionsbestyrelsen at udarbejde nogle spilleregler, principper og retningslinjer for udpegninger, som udsendes med næste nyhedsbrev fra ledersektionsbestyrelsen. Pia L.B. udarbejder udkast, og rundsender via mail til kommentering - og til endelig godkendelse i bestyrelsen på næstkommende ledersektionsbestyrelsesmøde.
Udkast til:
Retningslinjer for ledersektionsbestyrelsen (LB) i forhold til udpegning.
Vi bliver i LB ofte bedt om at pege på ledere til diverse udvalg og arbejdsgrupper.
Vi har i LB haft mange diskussioner omkring hvordan en sådan opgave løses bedst muligt, da det ofte skal gå hurtigt.
Vi vil altid spørge forvaltningen hvem de evt. har udpeget og hvorfor, samt ved behov spørge ind til opgaven.
Vi vil i LB skelne til opgavens art er det strategi og politikker tager vi selv repræsentationen i LB, da vi er valgt på en generalforsamling og dermed har mandat blandt medlemmerne samt skal stå til regnskab for GF.
LB vil altid sørge for at der er repræsentation af os selv og er det nødvendigt at finde repræsentanter udenfor LB vil vi omhyggeligt se på opgaven, bredden og sammenhængen.
Er det en langsigtet arbejdsgruppe/udvalg vil vi spørge ud blandt medlemmerne vi f.eks. gjorde i forbindelse med tænketanken om kompetenceudvikling for pædagogiske ledere.
Ledersektionsbestyrelsen besluttede konkret at udpege Helle Jonstrup og Niels Hansen til sparringsgruppen om pædagogiske kompetenceudvikling. Maria sender navne på de udpegede to bestyrelsesrepræsentanter til Sara i forvaltningen.
9. Tillidsdagsorden – Hvad tænker vi og hvad oplever vi i praksis v/alle
Ad. 9
Ledersektionsbestyrelsen besluttede at gøre ”tillidsdagsordenen” til tema for bestyrelsens arbejdsseminar i 2015. Følgende fokus skal drøftes og udfoldes på arbejdsseminaret:
- Hvordan defineres tillidsdagsordenen, - og hvem definerer og hvordan defineres og udfoldes den i ledelsesstrengen på alle niveauer i den kommunale organisation Københavns Kommune/Børne- og Ungdomsforvaltningen?
- Hvordan styrkes og kobles tillidsdagsordenen via med MED-aftalens værdier og visioner – og fokus på social kapital/arbejdsmiljø, afbureaukratisering, afmontering af NPM, styrkelse af medindflydelse, medbestemmelse, medansvar, ledelse og samarbejde og demokrati i den offentlige sektor?
Der indkøbes 9 eksemplarer af bogen ”Tillid” á 39 kr. Grethe bestiller.
10. Økonomi- og budgetstyring og personaleledelse i forhold til en virkelighed med svingende og vigende børnetal?
Ad. 10
Tomme pladser og svingende/vigende børnetal i institutionerne belaster jf. budgetmodellen klyngernes budget- og økonomistyring.
Spørgsmålet er om overkapacitet af pladser vil/kan/skal indgå i LFS strategi om lavere børnetal i børnegrupperne i udvalgte områder i København (Finanslovsaftalen 2015 om flere penge til flere hænder i dagtilbud), - eller om strategien skal være at lukke hvad der ikke er kvalitetsbåret i ft. m2, fysisk og psykisk arbejdsmiljø/børnemiljø og økonomisk bæredygtighed (små institutioner/små klynger)?
Der skal ses på udfordringerne ved forældrenes frie valg (4 km grænsen), og der skal ses på mulig optimering af pladsanvisningen.
Herudover har den procentvise og store andel af selvejende institutioner samt det stigende antal private profit institutioner og private dagplejer i København stor indflydelse på kapaciteten og de samlede udfordringer i de kommunale institutioner.
Ledersektionsbestyrelsen foreslår at ”tomme pladser” problematikken indgår i drøftelserne og helhedsplan/strategi om Fremtidens Fritidsinstitutioner
12. Nyt fra Hoved-MED, HB, Tænketanken for kompetenceudvikling for pædagogiske ledere, Paneldiskussion – Lederne og LFS og andre udvalg v./ Alle
Ad. 12
Kathrina orienterede fra et konstruktivt og godt møde i tænketanken om kompetenceudvikling af pædagogiske ledere. Referatet fra mødet udsendes så snart det er godkendt.
Pia L.B. orienterede fra HovedMED. Referatet fra HovedMED er udsendt
Ledersektionsbestyrelsen gav Kathrina mandat til at arbejde videre med arrangementet ”paneldebat”, jf. generalforsamlingsbeslutningen i fremtidigt arbejde for ledersektionen, ”LFS som organisation for ledere såvel som pædagoger, pædagogmedhjælpere og øvrige medlemmer”. Kathrina har mandat til at kontakte oplægsholdere Steen Hildebrandt og Klaus ?? , med henblik på at indhente mulige datoforslag fra oplægsholdere for afvikling af paneldebatten.
Paneldebatten tænkes afholdt som et formiddagsarrangement kl. 9-12 for almen-, dagpleje- og specialområdets ledersektioner, med deltagelse i panelet udover de to oplægsholdere af:
LFS formand Britt Petersen og næstformand Jan Hoby, almen områdets formand Thomas Enghausen samt almen ledersektions formand Marialise Rømer.
13. Administrationsplanen – status
Ad. 13
Maria orienterede om at der udsendes nye/reviderede forretningsgange vedrørende budget/regnskab.
Der er problemer/fejl i Rubin.
Det har vist sig at SAO er et større projekt end forudset og at det har bevirket sagspukler.
Specielt har og er der problemer med nyansatte og lønudbetaling til disse, som desværre har givet gener og ført til mange a conto lønudbetalinger.
Koncernservice Jura og forhandling fungerer.
Ledersektionsbestyrelsen er orienteret om at Netbutikken volder problemer mange steder.
Koncernservice oplægsholder på netbutikkurser oplyser at der ved bestilling i netbutikken kan kun anvendes administrativt log-in. BUF sundhed & Indkøb oplyser at der fortsat kan bestilles telefonisk hos leverandører omfattet af Københavns Kommunes indkøbsordning.
Ledere der har oplevet problemer med bestilling via netbutik og indkøbsaftale opfordres til at rette henvendelse til BUF Sundhed & Indkøb (att. Trolle Kasper Stæhr)
Ledersektionsbestyrelsen er fra ledermedlemmer blevet oplyst om barrierer i administrative systemer gør at pædagogiske ledere ikke kan hente cpr.nr. oplysninger på deres medarbejdere – og at flere ledere oplever at Koncernservice bevæger sig ind på ledernes kompetenceområder via barriereopbyggende og bureaukratiske forretningsgange – stik imod hensigten om afbureaukratisering af administration.
Ledersektionsbestyrelsen har modtaget en henvendelse fra klyngeledergruppen i Vanløse.
Pia L.B. sender en mail til klyngelederne på vegne af ledersektionsbestyrelsen og kvitterer for modtagelsen af deres henvendelse, Klyngelederne tilbydes at deres skrivelse bliver bragt i næste nummer af Nyt fra Almen ledersektion.
14. Næste møde
Ad. 14
Næste møde er den 11. december kl. 12–16 (med efterfølgende julefrokost som er udsat til januar 2015)