Referat fra almen ledersektions bestyrelsesmøde 1. april 2019

Deltog: Maria, Pia, Michael, Helle, Annika, Diana. 
Afbud: Jens.
Referent: Lisbeth.

1. Bekræftelse af godkendelse af referat

Ad. 1
Referat fra ledersektionsbestyrelsesmøde den 18. januar 2019 samt 25. februar 2019 er godkendt.

2. Koordinationsmøde 4. april 2019

Ad. 2
    Koordinationsmødet er aflyst.  

3. Direktionsmøde

Ad.3
Der følges op på hængepartier vedrørende bl.a.:

- Leder APV som opfølgning på TU-2019. Der bør denne gang være mere skarphed på prioriterede fokuspunkter og handleplaner.

- Opslag af klyngelederstillinger i relation til kravet om bæredygtige klynger. Tidligere drøftet med direktionen og på koordinationsmøde. Ledersektionsbestyrelsen opfordrer fortsat til, at der fremadrettet i forbindelse med stillingsledighed på klyngelederstillinger optages drøftelse med området og områdets klyngelederteam med henblik på at se på om der er brug for justering af klyngestruktur og organisering, individuelt i de enkelte områder eller på tværs af områder.

4. God administration i BUF

Ad. 4
Diana orienterede kort fra møde om administrationsfællesskaber. Det kører planmæssigt jf. den politiske beslutning på institutionsområdet. Skolerne giver tilbagemeldinger om diverse problemfelter.

Koncernservice versus serviceportalen – der forbedres løbende på serviceplatformen.

Faktureringer koster dyrt.

Der er planlagt en midtvejsevaluering før sommerferien 2019 – bl.a. til brug for implementering i de øvrige 3 forvaltninger. 

Ad. 4.1
Besparelser vedrørende BUF områdesouschefer:

Med forslaget om nedlæggelse af områdesouschefstillingerne lægges der op til en slankning i områdernes ledelsesstruktur. Der er udtrykt forskellige holdninger til besparelsen – bl.a. at det giver god mening i relation til ledelsesprofilen og den ændrede ledelsesstruktur på både skoler og klynger. Samtidig udtrykkes der bekymring for om der med en slanket områdeledelse er ”tid” til områdeledelse og dialog med klyngeledere og skoleledere specielt i de store områder. Bekymringen går endvidere på om der med den slankede ledelsesstruktur er risiko for centralisering og udvikling af en slags mini-KS’er i områderne. Kravet om nærhed og lokalkendskab til decentral praksis er essentielt i en evt. ændret områdeledelsesstruktur.

Det sættes på som drøftelsespunkt til næste koordinationsmøde.

Ad. 4.2
Kvantum:

Der bruges fortsat uforholdsmæssigt mange ressourcer decentralt. Fritekstbestillinger skal begrænses. Der kræves pt. en omstændig og tidskrævende procedure i forhold til kravet om både billede og tekst i forbindelse med fritekstbestillinger. 

Dankortkøb skal fortsat begrænses. Alle dankortkøb faktureres med 100 kr. pr. stk. for fakturabehandling.

Der arbejdes med en model med ”rammeordre” til Netto, Silvan, IKEA.

Der er høj compliance på institutionsområdet. 
Der er på grund af systemproblemer fortsat problemer med compliance på udflytterbusser, telefon, HOFOR. Der arbejdes derfor på at få HOFOR, telefoner og busser sat op, så det kan ses som compliance. Når det sker, så vil vores compliance stige markant.

Ledersektionsbestyrelsen ønsker oplyst:
- Hvordan det går med compliance på øvrige områder sammenlignet med BUF? 
- Hvordan går det med compliance centralt/decentralt internt i BUF? 
- Overholdes de 5 dage? 
- Er brug af dankort minimeret?
- Hvad er status på systemopsætning til HOFOR, Telefoner og busser

Ad. 4.3:
Status på digitale værktøjer og sikkerhed, - Kvantum, KAS:
Support fra Koncernservice jura har på grund af personalemangel været nedtonet i februar og marts måned.  Det har haft den konsekvens at juristerne har været svære at få hurtigt fat i, og deadlines for indberetninger af afskedssager spiller ikke sammen med klyngernes hverdagspraksis. Ledersektionsbestyrelsen ser frem til normal drift i april måned.
Der opleves fortsat problemer med opsætning.
Der efterlyses bedre vejledninger til 365 – evt. via e-learning.
Punktet drøftes grundigere på næstkommende ledersektionsbestyrelsesmøde.

Ad. 4.4
Trivselsundersøgelse – TU 2019 i relation til leder-APV:
Leder-APV var på som punkt på sidste direktionsmøde. Ledersektionsbestyrelsen ser frem til at TU-2019 resultater/fokus- og indsatsområder bliver brugt som fundament for den kommende leder-APV strategi som opfølgning på TU-19.

5. Ledelsesret og ledelse/ tid til ledelse/pl’er/afdelingsledere v/Diana og Jens

Ad. 5
Punktet omkring afdelingsledere blev drøftet med Britt på ledersektionsbestyrelsesmødet i januar. Der er umiddelbart ikke behov for yderligere drøftelse. 

Tid til ledelse og ledelsesret udsættes til næste bestyrelsesmøde. 

6. Genforhandling af forhåndsaftaler for ledere klyngeledere, pædagogiske ledere/KKFO ledere

Ad. 6
Britt deltog i punktets behandling. Forhandlingsdelegationen orienterede om genforhandlingsprocessen og de knudepunkter der pt. er sendt til afklaring på begge sider af bordet. Ledersektionsbestyrelsen gav mandat til den fremlagte LFS forhandlingsstrategi. 

7. Medlemsmøde for LFS-ledermedlemmer

- Foredrag af Helle Hein som holder oplæg om meningsskabende værdiledelse – i forbindelse med ledersektionens årsmøde 24. maj 2019.

Ad. 7
Den 24. maj 2019 er der booket mødelokaler på Hotel Scandic Sydhavnen til 100 personer med morgenbuffet, kaffe/te og frugt kl 8.30 samt sandwich to-go kl. ca. 12.30.(Vi har mødelokalerne til kl. 13).

Almen ledersektions årsmøde indledes med et oplæg af cand.merc. ph.d. Helle Hedegaard Hein om ”meningsskabende værdiledelse”. Helle Hein holder oplæg i tidsrummet kl. 9.00-11.00.

Til brug for opslag på LFS hjemmeside samt invitation til årsmødet tager Helle Bak Andersen kontakt til Helle Hein vedrørende oplægs teaser til indkaldelsen, og der udarbejdes efterfølgende invitation til årsmødet. Sendes til Lisbeth.

8. Orientering

Ad. 8
Britt orienterede om det pågående analysearbejde om normeringer i København, som LFS deltager i sammen med BUF. 

9. Punkter til næste møde: 

Ad. 9
- Status på digitale værktøjer og sikkerhed.
 Ledelsesret og tid til ledelse.

10. Eventuelt

Intet til punktet.