Hentet fra KK-net:

Information fra BUF:

Klyngestruktur i København

- Kommenteringsfase

Opdateret 1. juni 2010

Det er politisk besluttet, at BUF skal udarbejde forslag til at indføre ny institutionsstruktur: Klyngestruktur i København.

BUF har nu udarbejdet et forslag til klyngestruktur, der udsendes til kommentarer i de kommunale institutioner i perioden 1.-10. juni.

Forslaget er udarbejdet i samarbejde med en arbejdsgruppe, der består af institutionsledere, LFS og forvaltningen.

Sideløbende med denne proces, gennemføres der en særskilt proces for de selvejende institutioner.

Herunder kan I læse mere om proces og indhold i forbindelse med kommenteringsfasen.

Hvilke forslag er der tale om?

Der er nu udarbejdet forslag til klyngedannelser som I kan kommentere på. Forslagene er opdelt i områder.

Hvordan kan vi påvirke forslaget?

Det kan I ved at drøfte forslaget med bestyrelse og medarbejdere, og derefter sende jeres kommentarer til buf@buf.kk.dk eller til Børne- og Ungdomsforvaltningen, Sekretariatet, Rådhuset, 1599 København V. Mærk mail og brev: Kommentarer til klyngeforslag.

Kommentarerne skal sendes, så de er forvaltningen i hænde senest den 10. juni kl. 24.00.

Forvaltningen er meget interesseret i at få jeres kommentarer, så forslaget kan blive uddybet og kvalificeret, inden det skal forelægges BUU den 23. juni.

Er dette selve høringen?

Nej, dette er ikke høringsfasen - men en mere uformel kommenteringsfase, for at give alle mulighed for at påvirke det endelige forslag til udvalget, inden vi forelægger det den 23. juni. Det drejer sig derfor ikke om en principiel drøftelse af, hvorvidt man ønsker klyngestruktur eller ej, men alene om at kvalificere og konkretisere et specifikt forslag til udvalget.

Den egentlig høringsfase, hvor der også er mulighed for at komme med principielle kommentarer, vil foregå fra den 23. juni-18. august.

Klyngestruktur i København

- Spørgsmål og svar

Opdateret 25. maj 2010

Børne- og Ungdomsudvalget har besluttet, at der skal indføres en ny institutionsstruktur i København: Klyngestruktur

På siden her vil kan du finde spørgsmål og svar om den nye klyngestruktur.

Har du flere spørgsmål, kan du sende dem til buf@buf.kk.dk, så søger vi at svare på dem så hurtigt som muligt.

SPØRGSMÅL OG SVAR:

Baggrunden for forslaget

Børne- og Ungdomsforvaltningen oplever i disse år store udfordringer på det økonomiske område. Dels fordi vi i København har oplevet et stigende børnetal, uden at den nødvendige økonomi er fulgt med. Dels på grund af de nationale rammer, der er sat for den kommunale økonomi.

Det betyder, at Børne- og Ungdomsforvaltningen står over for at skulle spare 350 mio. kroner i 2011.

Den udfordring kan vi ikke løse, uden at det kan mærkes på institutioner og skoler og vi bliver nødt til at tænke i nye baner, for at kunne blive ved med at drive velfungerende dagtilbud selvom økonomien er presset.

5. maj 2010 godkendte Børne- og Ungdomsudvalget et budgetforslag, hvor forslaget om at indføre en ny klyngestruktur i København indgår som et blandt i alt 28 forslag til besparelser. Det er vurderet, at indførelse af en ny klyngestruktur kan give en besparelse på 80 mio. kroner over en tre-årig periode.

Indstillingen til udvalget kan ses her (link er ikke længere aktivt, red.) .

Hvorfor vælge en klyngestruktur?

En klyngestruktur skal sikre en bedre økonomisk og administrativ bæredygtighed. Ledelsesopgaven på institutioner har ændret sig betydeligt gennem de senere år, fra at være præget af personale- og pædagogisk faglig ledelse til nu også at omfatte komplekse administrative opgaver, fx i tilknytning til økonomistyring, dokumentationskrav m.m. Med en klyngestruktur samler og professionaliserer vi den administrative ledelse ét sted.

Desuden kan klynger:

• give en større samlet personalegruppe, der skaber, mindre sårbarhed over for sygdom, uddannelse og øvrigt fravær i personalegruppen samt mulighed for at dele en eller flere vikarer
• give mulighed for bedre strategisk administrativ ledelse, som er en meget kompleks opgave
• skabe mulighed og ressourcer til pædagogiske aktiviteter på tværs af enheder - fx temaer, profiler o.lgn.
• skabe mindre økonomisk sårbarhed i forhold til en mere fleksibel pladsstruktur i lokalområdet, hvor det er muligt hurtigt og løbende at op- og nednormere og ændre pladser fra fx vuggestue- til børnehavepladser afhængigt af behovet i lokalområdet.
• skabe gode muligheder for at sikre tryg og god overgang for børnene
• give en mere ensartet administration og mulighed for at ansætte en medarbejder til de administrative funktioner
• skabe forudsætningerne for et tæt og ligeværdigt samarbejde med den/de lokale skole(r) for at styrke helhedsperspektivet for børnene.

KLYNGEBEGREBET:

Hvad er en klynge?

Med klynger og klyngeledelse taler vi om en ny institutionsstruktur, hvor flere institutioner indgår i større lokale fællesskaber med én administrativ leder, for at effektivisere den administrative ledelse, ved at samle den administrative ledelsesopgave.

Rammerne for klynger er:

• minimum 350 - 400 børn pr. klynge
• geografisk nærhed (vurderes dog i hvert enkelt tilfælde)
• 0 -13-års institutioner
• én klyngeleder med administrationsansvar
• én pædagogisk leder på hver enhed/institution i klyngen

Hvilken størrelse har en klynge?

Vi arbejder med en model, hvor vi definerer en klynge som et antal institutioner, der tilsammen når op på cirka 350 0-13-årige børn. Tallet kan variere i forhold til at skabe den mest hensigtsmæssige løsning.

Kan en klynge etableres på tværs af distrikter?

Ja - hvis det giver god mening og er det mest hensigtsmæssige kan en klynge godt gå på tværs af distrikter.

Skal institutioner i en klynge ligge geografisk tæt på hinanden?

Nærhed prioriteres højt, men i forhold til de selvejende institutioner, kan andre kriterier end geografisk afstand give bedre mening. Det vil blive aftalt konkret i forhold til hver enkelt klynge.

Hvor mange klynger taler vi om?

Vi forventer at det kommer til at dreje sig om cirka 100 kommunale klynger og cirka 60-70 selvejende klynger.

Skal selvejende og kommunale institutioner have klyngeledelse efter samme model?
Det er stadig meget uvist. De selvejende institutioner får har mulighed for at komme med forslag til andre modeller end den der er foreslået til kommunale institutioner.

Kan der være både selvejende og kommunale institutioner i en klynge?

Det kan være en mulighed, men kun hvis der er fuld enighed om at gøre det, og det er den mest hensigtsmæssige løsning. I udgangspunktet udarbejder vi ikke forslag, der blander institutionerne - men i kommenteringsfasen fra den 1.-8. juni har institutionerne mulighed for at komme med alternative forslag. Eventuelle andre forslag skal imidlertid også kunne dokumentere, at en alternativ besparelse så vidt muligt ikke går ud over børnene.

Er der indført klyngestruktur andre steder?

Ja - flere kommuner har allerede ændret ledelsesstrukturen.
Blandt andet Odense, Albertslund, Ballerup, Roskilde, Rudersdal og Århus kommuner.
Erfaringerne fra disse kommuner er forskellige, og der angives både fordele og ulemper.
Den Klyngestruktur, vi nu foreslår i København er ikke identisk med nogle af de andre modeller, men er tilpasset forholdene i København.

PROCES OG TIDSPLAN:

Hvordan kommer processen til at forløbe?

Vi gennemfører processen med at etablere klyngestruktur som to separate processer for henholdsvis de kommunale og de selvejende institutioner.

Alle institutioner inddrages i juni, hvor et udkast til en ny struktur bliver udsendt, hvorefter institutionerne har mulighed for at kommentere på forslaget i perioden 1.-8. juni.
Herefter vil forvaltningen udarbejde et revideret udkast til beslutning i BUU, hvorefter forslaget vil blive sendt i egentlig høring i september.

Hvordan organiseres processen?

Der er etableret to arbejdsgrupper - en for de selvejende og en for de kommunale institutioner. Begge arbejdsgrupper bemandes med en projektleder fra forvaltningen og repræsentanter fra henholdsvis Paraplyorganisationen og LFS samt område- og institutionslederrepræsentanter.
Både LFS, Paraplyerne og forvaltningen står for at inddrage ledere og forældre i processen.

Begge processer er forankret i en styregruppe, der består af direktionen. Styregruppen mødes med LFS og Paraplyerne efter behov.

Der er fastlagt fem grundprincipper for processen:

• Besparelsen må ikke medføre reduktion i kapaciteten
• Der kan ikke udmøntes besparelser på lovbundne opgaver, men forslag kan fx pege på fælles brug af personaleressourcer eller andre stordriftsfordele.
• Klynger på tværs af distrikter er en mulighed, hvis det er hensigtsmæssigt og giver den ønskede måltalsbesparelse.
• Serviceniveauet skal være ensartet for alle borgere - uanset bopælsdistrikt.
• Der kan kun oprettes klynger med både kommunale og selvejende institutioner, hvis der er fuld enighed om dette.

Tidsplan for processen

• Januar-marts: Indledende drøftelser med de faglige organisationer
• 21. april: Førstebehandling af Budgetforslag 2011 med forslag om klyngestruktur i BUU
• 27. april: Møde med BUPL og LFS
• 5. maj: Andenbehandling af Budgetforslag 2011 med forslag om klyngestruktur i BUU
• 21. maj: Der udsendes informationsbrev til alle institutioner
• Maj/juni: Inddragelsesproces og konkrete forslag til klyngedannelse
• 26. maj: Stormøde for kommunale institutioner om Budget 2011
• 27. maj: Stormøde for selvejende institutioner om Budget 2011
• 31. maj: Stormøde med selvejende bestyrelser om Budget 2011
• 1. juni: Stormøde med kommunale bestyrelser om Budget 2011
• 1.-8. juni: Forslag til klyngedannelser sendes til kommentering til institutionsledere
• 2. juni: Indstilling om procesplan forelægges BUU.
• 8. juni: Deadline for kommentarer til forslag om klyngedannelser
• 16. juni: Afklarende møde med LFS
• 23. juni: Indstilling med forslag til klyngestruktur behandles i BUU
• 23. juni - 18. august: Høring om klyngestruktur
• August: Forslag til ny budgetmodel
• 1. september: BUU behandler strukturforslag efter høring

Herefter skal der udarbejdes handleplaner hvorefter implementeringen sættes i gang.

Er der tale om en helt fri proces, hvor alle institutionernes forslag kommer med?

Nej - processen er rammestyret, blandt andet i forhold til nogle måltal. Men alle forslag er meget velkomne. Det er så forvaltningens opgave at sikre, at de enkelte forslag samlet set lever op til de politisk fastlagte kriterier og rammer.

PERSONALE- OG LEDELSESMÆSSIGE KONSEKVENSER:

Bliver der fyret ledere?

På baggrund af alderssammensætningen i ledergruppen kan vi se, at vi kan forvente en del naturlig afgang i de kommende år. Samtidig stiger børnetallet og vi bygger nye institutioner, hvor der vil være behov for pædagogoer og ledere. Men samlet set vil antallet af ledere blive færre.

Hvordan rekrutteres de nye administrative ledere?

De nye administrative ledere rekrutteres gennem stillingsopslag og omplaceringer.

Hvordan bliver rollefordelingen mellem klyngeledere og de pædagogiske ledere?
Det kan vi endnu ikke svare på, men der vil blive udarbejdet konkrete beskrivelser af opgaver og ansvarsområder, som henholdsvis de administrative og de pædagogiske ledere har.

Hvordan håndteres personaleforholdene i processen?

Store organisationsændringer kræver et særligt fokus på medarbejdernes ansættelsesforhold og psykiske arbejdsmiljø. Derfor vil der også blive udarbejdet en handlingsplan for, hvordan medarbejdernes arbejdsmiljø og ansættelsesforhold skal håndteres, når klyngestrukturen skal implementeres.
Handlingsplan udarbejdes i en intern arbejdsgruppe i samarbejde med LFS. På BUU-mødet den 23. juni, vil forvaltningen fremlægge en overordnet beskrivelse af indholdet af en sådan handlingsplan.

INVOLVERING:

Hvordan involveres lederne i processen?

Lederne involveres dels gennem områdecheferne, der holder dialogmøder med alle ledere, dels gennem de faglige organisationer og paraplyerne. Der er mulighed for selv at komme med forslag til klyngemodeller.

Efter udvalgsbeslutningen den 5. maj har forvaltningen været i gang med at indhente forslag til den nye struktur. De vil blive skrevet sammen til et forslag som sendes til alle institutionsledere den 1. juni.

Herefter har lederne mulighed for at kommentere på forslagene. Denne uformelle kommenteringsrunde, varer fra den 1. - 8. juni.

Den egentlige 3 ugers høringsproces finder sted fra den 23. juni til den 18. august, hvorefter et endeligt forslag bliver lagt frem til politisk beslutning.

Hvordan involveres de faglige organisationer i processen?

Der har været gennemført indledende drøftelser med de faglige organisationer og paraplyerne siden årsskiftet. Såvel de faglige organisationer som paraplyerne er repræsenteret i arbejdsgrupperne. De faglige organisationer og paraplyerne forestår også en stor del af lederinvolveringen i processen.

Hvordan involveres forældrene i processen?

Forvaltningen har gennemført indledende drøftelser med KFO, som også løbende bliver inddraget i arbejdet i projekt- og arbejdsgrupper. Desuden afholder forvaltningen møder med bestyrelsesformændene.

ØKONOMI:

Hvad er den reelle besparelse ved at indføre klyngestruktur?

Måltallet for besparelsen er 80 mio. kroner over tre år. 40 mio. kr. i 2011, 20 mio. kr. i 2012 og 20 mio. kr. i 2013.

Forvaltningen udarbejder beregninger for, hvordan besparelsen fordeles på de enkelte enheder.

En del af effektiviseringen findes ved at ledelseslaget slankes og fordi den nye struktur vil give ledelsesmæssige og administrative lettelser.

Næste fase bliver, at vi i fællesskab skal konkretisere de administrative og ledelsesmæssige lettelser, og følge op med tiltag, der skaber mulighed for, at vi kan gennemføre reelle besparelser.

Kan vi vælge at gennemføre en grønthøsterbesparelse i stedet for at være med i den nye klyngestruktur?

Nej, det er ikke muligt, da der er truffet politisk beslutning om, hvordan besparelsen skal udmøntes, nemlig gennem Klyngestrukturen, som er vurderet til at være den mest hensigtsmæssige og skånsomme løsning - også på lang sigt.

Hvordan bliver budgetmodellen i en klyngeinstitution?

Det er ikke afklaret endnu. Der er nedsat en arbejdsgruppe med repræsentanter fra forvaltning, LFS og institutionsledere, der skal udarbejde et principforslag om en ny budgetmodel. Første forslag til en kommende budgetmodel, der kan understøtte en klyngestruktur bliver forelagt for BUU den 23. juni. Forslag til den endelige budgetmodel, vil blive udarbejdet og forelagt BUU i løbet af efteråret.

Når besparelsen skal implementeres over en tre-årig periode, betyder det så, at det kun er 1/3 af institutionerne der skal restruktureres i 2011?
Nej - alle institutioner indgår fra starten i omstruktureringen - men planen indfases over en tre-årig periode.

I ØVRIGT:

Hvem kan man spørge til råds - vi får af og til forskellige meldinger?

Det er projektgruppen der indsamler kommentarer og udarbejder alle oplæg, og dermed har overblikket over, hvad der sker. Hvis I har spørgsmål kan I maile dem til buf@buf.kk.dk

Er der allerede nu en færdig plan for den nye klyngestruktur?

Nej - der er ingen planer endnu, forvaltningen arbejder på et udkast, som bliver sendt til institutioner til kommentering. Arbejdet kommer til at foregå meget hurtigt her i maj og juni måned.

Indgår klubberne i den nye struktur?

Klubberne kan indgå, hvis det er hensigtsmæssigt. Arbejdet koordineres med det klubreview som foregår i øjeblikket.

Skal de små institutioner lukkes?

Nej, små institutioner skal ikke lukkes - men de skal sikre en bæredygtig økonomi ved at indgå i et forpligtende klyngesamarbejde.

Hvordan kommer pladsanvisning til klyngeinstitutioner til at foregå?

Det er ikke afklaret endnu, men vi fremlægger et forslag til BUU den 22. juni. KFO vil blive inddraget i arbejdet med at udarbejde det nye forslag.

Hvordan bliver forældrebestyrelserne sammensat i en klyngeinstitution?

KFO inddrages i processen med at beskrive, hvordan en bestyrelsesstruktur kan se ud.

Hvad sker der med fritidshjem/KKFO'er?

Det er ikke umiddelbart tanken at omlægge fritdsihjem til KKFO'er. For at styrke samarbejdet i lokalområdet til gavn for børnene skal institutionerne tage udgangspunkt i skoledistrikterne og institutionernes skoletilknytning.

Vil der ske sammenlægninger i forbindelse med den nye struktur?

Der vil formentlig være situationer, hvor en sammenlægning vil være det mest hensigtsmæssige. Så vil en eventuel sammenlægningsproces blive gennemført sideløbende med implementering af den nye struktur.

Er der nogle fordele for forældrene ved en klyngestruktur?

Ved at arbejde med klyngestruktur som en del af forslaget til Budget 2011, flytter vi en del af besparelsen fra den rene kerneydelse, pasningen af børnene, til en besparelse gennem effektivisering af struktur og organisering. En klyngestruktur vil skabe mulighed for bedre og tryg overgang for børnene.

Berøres den igangværende indskrivning til fritidshjem?

Nej den indskrivning fortsætter efter kendte regler og struktur.

Beslutningen i BUU den 5. maj

De ca. 630 daginstitutioner, fritidshjem samt fritids- og juniorklubber organiseres efter en
indfasningsmodel i et antal store institutioner på 0-13 års området med en ny ledelsesstruktur.

Fra 2011 sker omorganiseringen af 0-13 års institutioner.
Etableringen af storinstitutioner skal tage afsæt i et geografisk nærhedsprincip. Forvaltningen vil inden sommerferien præsentere en procesplan og principperne for dannelsen af institutioner.

Der bliver gennemført en særskilt proces for henholdsvis selvejende og kommunale institutioner. Forvaltningen fremlægger herefter forslag til konkrete klynger, tidsplan for implementering i juni 2010.