Tjenstlige samtaler
Afsnit 1.
- Bisidder
- Rollen/opgaven
En af tillidsrepræsentantens opgaver er at bistå kolleger, når ledelsen ønsker at afholde en tjenstlig samtale med vedkommende.
Opgaven kan til tide være svær og mange spørgsmål kan vise sig:
- Er jeg habil/inhabil?
- Kan jeg løse opgaven godt nok?
- Hvad gør jeg, hvis lederen beder om min vurdering? – skal jeg tage stilling?
- Måske er den berørte kollega tillidsrepræsentantens nærmeste kollega og man har på forhånd sympati eller antipati over for kollegen.
- Måske er TR endda enig med ledelsen i, at kollegaen bør have en advarsel.
- Situationen er svær og stemningen kan være trykket og ubehagelig.
- Tillidsrepræsentanten skal ikke være en del af beslutningsprocessen – denne påhviler udelukkende ledelsen.
Opgaver tillidsrepræsentanten har under samtalen:
Den ene af de opgaver tillidsrepræsentanten har, er at være med til at skabe så tryg en situation som overhovedet muligt.
En anden af tillidsrepræsentantens opgaver er at sikre, at den ansattes rettigheder bliver overholdt.
Opgaver tillidsrepræsentanten IKKE har under samtalen:
Det er ledelsen der skal foretage en vurdering og træffe en beslutning (på det korrekte grundlag).
Det er ledelsen der skal tage stilling til hvilke sanktioner, der eventuelt kan blive tale om.
BEMÆRK: Sygefraværssamtaler (omsorg for den ansatte) må ikke forveksles med eller sammenblandes med tjenstlige samtaler (kritik af den ansatte).
8 punkter til hjælp:
1. Indkaldelse til samtalen
Alle samtalens deltagere skal kende samtalens formål og indhold på forhånd. Derfor skal der give skriftlig indkaldelse.
2. Bisidder
I den skriftlige indkaldelse skal der gøres opmærksom på, at medarbejderen har ret til at tage en bisidder med. Ledelsen kan ikke nægte, at man har en bisidder med. Tidspunktet for samtalen må tilpasses en tid, hvor den ønskede bisidder kan deltage.
Uorganiserede kolleger kan naturligvis IKKE vælge at bruge organisationens tillidsrepræsentant som bisidder, idet de har valgt ikke at betale til den faglige organisation.
3. Ret til at udtale sig
Når sagens omstændigheder er klarlagt, kan der være enighed om, hvordan sagen løses. Der kan også være uenighed om dette.
Lederen har både ret og pligt til at beslutte, hvad der skal ske. Beslutningen om en eventuel sanktion træffes af lederen.
Medarbejderen skal orienteres om muligheden for at få sin egen skriftlige redegørelse vedlagt referatet. Fristen for hvornår denne skal være afleveres, fastsættes af lederen.
4. Begrundelse
Ledelsen skal begrunde sin afgørelse.
5. Notatpligt
Ledelsen har pligt til skriftligt at nedfælde de oplysninger, der ligger til grund for en beslutning. Rygter og historier er sagen uvedkommende.
Der må alene indgå oplysninger i beslutningsgrundlaget, hvis disse er skriftligt forelagt medarbejderen.
Generelt skal væsentlige oplysninger være nedskrevet.
Løse rygter, anonyme henvendelser o.l. kan altså ikke danne grundlag for en sanktion (eller tjenstlig samtale).
6. Påtale
Det er almindelig praksis, at lederen giver en påtale, hvor der er kritisable forhold. En sådan bør gives inden alvorlige beslutninger træffes – eksempelvis indstilling om advarsel eller afsked.
En påtale skal indeholde en beskrivelse af, hvad problemet er – hvad medarbejderen skal forbedre.
Det skal være til at handle på - der skal være mulighed for at gøre noget ved problemstillingen.
Hvornår skal forbedringen vurderes på ny – aftal dato for ny samtale.
Såfremt medarbejderen har opnået den ønskede forbedring ved det opfølgende møde, så bortfalder påtalen.
7. Advarsel
En advarsel er en skærpet sanktion, som lederen ikke kan give. Lederen kan beslutte at indstille til forvaltningen/personaleafdelingen, at der gives en advarsel.
Der kan ligge en advarsel fra tidligere, som ledelsen henviser til.
Vær opmærksom på, at jo ældre en advarsel er, jo mindre rimeligt vil det være at tillægge den afgørende betydning
8. Referat af samtalen
Der skal altid skrives referat af samtalen - uanset om man er enig om afklaring af sagen eller ej.
Referatet bør altid skrives i umiddelbar forlængelse af samtalen (evt. bilag kan aftales vedlagt efterfølgende – se punkt 3 ”ret til at udtale sig”).
Referatet udfærdiges af lederne (evt. en referent).
Der afsættes tid til gennemlæsning og underskrifter.
Man skal ikke nødvendigvis være enig i konklusionen; men man skal skrive under på, at referatets indhold også er det, der er talt om under samtalen.
Afsnit 2.
- Procedure og forberedelse af samtalen.
Opgaven som bisidder for den kollega ved en tjenstlig samtalekan i nogle tilfælde føles vanskelig, idet tillidsrepræsentanten til tider IKKE er af en anden opfattelse end lederen.
MEN opgaven er ikke at tage parti eller stilling i den givne situation; men at sikre sig at kollegaen får en ordentlig og korrekt behandling. Således at kollegaen får mulighed for at få præciseret hvilke forhold, lederen finder uacceptable og hvilke løsninger, lederen ser.
Når en leder ønsker at påpege et ønske om at en ansat skal korrigere sin indsats, skal der ske en partshøring. Denne høring kan ske ved at afholde en tjenstlig samtale.
Når man skal være bisidder for en kollega, er det vigtigt, at man forinden den tjenstlige samtale har en grundig forberedende samtale med kollegaen.
Til denne forberedelse spiller den skriftlige indkaldelse en stor rolle, idet den skal give overblik over hvilke kritikpunkter, der er.
A: Når indkaldelsen er fyldestgørende
Når indkaldelsen er fyldestgørende og uddybende i opremsning af kritikpunkter, kan tillidsrepræsentanten sammen med de berørte kollega gennemgå de forhold, der beskrives i indkaldelsen og finde svar på disse.
Indeholder indkaldelsen punkter, man ikke kan overskue rækkevidden af, kontakt da gerne LFS for rådgivning til det videre forløb.
Kollegaen er ikke forpligtet til at besvare spørgsmål, før vedkommende har haft lejlighed til at tænke sig om og har fået hjælp til at overskue konsekvenserne af den tjenstlige samtale med de anklager, der rettes med vedkommende.
Tillidsrepræsentanten hjælper med rådgivning og kontakt til LFS om nødvendigt.
B: Er indkaldelsen neutral
Er indkaldelsen neutral og bliver formålet med samtalen først præsenteret under selve samtalen og måske endda i mundtlig form – så bliver tillidsrepræsentanten i sin rolle som bisidder sat i arbejde.
Første opgave er at få beskrevet, hvilket handlingsforløb, lederen refererer til.
Få det skrevet ned og sikre at kollegaen ikke udtaler sig om forholdene på dette tidspunkt.
Kollegaen skal heller ikke forsøge at konkretisere en uklar anklage ved selv at referere til situationer, vedkommende tror ligger til grund for denne anklage.
Bed derefter om en pause, hvor de nu beskrevne kritikpunkter gennemgås med den berørte kollega – søg eventuel rådgivning i LFS.
Det er vigtigt at understrege, at ingen er forpligtet til at svare direkte fra bladet; dvs. få en flygtig mundtligt beskrivelse af problemstillingen og derefter blive afkrævet svar på tiltale.
Formålet med samtalen
Ledelsen skal - med understøttende dokumentation – beskrive de punkter, der findes kritisable (klager o.l. skal udleveres til den berørte kollega).
Den berørte kollega skal herefter forholde sig til klagepunkter. Hvis vedkommende ikke kan genkalde sig situationen eller hændelsesforløbet, må vedkommende sige dette – simpelthen ved at tilkendegive, at han/hun ikke genkender forløbet.
Hvis man finder at situationen er beskrevet forkert, eller man mener, at der er sket noget helt andet, så skal dette naturligvis beskrives og tillidsrepræsentantens opgave er at sikre, at denne beskrivelse tages til referat på lige fod med lederens.
Igen skal man være opmærksom på, at det kan være en fordel at drøfte beskrivelsen i enerum under en pause i samtalen, inden kollegaen begiver sig ud i beskrivelsen egen opfattelse af situationen.
Når begge parters synspunkter er fremlagt, er det vigtigt at der skrives et referat af samtalen, som klart beskrives konklusionen på samtalen.
Hvis det hele beror på en misforståelse og der ingen sanktioner er overfor den ansatte, skal det fremgå af referatet, at sagen er afklaret til kollegaens fordel.
Hvis det konkluderes, at der er kritisable forhold, skal det fremgå tydligt hvilke forbedringer, lederen ønsker at se hos den ansatte og hvordan de evalueres.
Det er meget vigtigt, at der ikke er uklarheder om forventninger efter samtalen, idet det kan skabe usikkerhed både hos kollegaen og hos ledelsen.
Fagforeningens deltagelse
Der kan opstå situationer, hvor man ikke kan få ledelsen/forvaltningen til at optræde forskriftsmæssigt.
I sådanne situationer meddeler tillidsrepræsentanten ledelsen, at man har bedt kollegaen om ikke at udtale sig, og at man ønsker mødet afbrudt for en senere genoptagelse af mødet.
Efterfølgende kan tillidsrepræsentanten eventuelt anmode om bistand fra LFS, hvis ledelsen genindkalder.
Inhabilitet
I visse situationer kan man som kollega og tillidsrepræsentant føle sig så involveret, at det ikke er muligt at holde hovedet koldt – enten pga. for meget eller for lidt sympati for den berørte kollega.
I den situation kan man kontakte sin fællestillidsrepræsentant og drøfte hvordan dan faglige repræsentation kan være og så efterfølgende aftale med den berørte kollega hvem, der bliver bisidder.
Retningslinjer
I nogle kommuner er der aftalt retningslinjer for afholdelse af tjenstlige samtaler.
Tillidsrepræsentanten og ledelsen skal derfor tjekke om der foreholder retningslinjer som er gældende for deres arbejdsplads.
Tjenestemænd
Kontakt LFS for rådgivning, idet der på dette område gælder særlige regler.
Efterskrift
Meningen med den vanskelige samtale er at skabe forandring i medarbejderens adfærd; men det kan være en ubehagelig samtale for den berørte – trods al professionalisme.
Derfor er medarbejderen – og tildels også lederen – bedst tjent med at have en bisidder med.
Hvis ubehaget ved samtalen overdøver lederens budskab og dermed nedsætter kollegaens forståelse for sagen, så får samtalen ikke den ønskede effekt.
En bisidder kan være med til at lytte under samtalen og dermed også efterbehandle efter samtalen. På den måde oplever den berørte kollega støtte i situationen.
Uforvarende kan lederen komme til at fremstå kold og tromlende i sin levering af sit budskab, og kollegaen kan føle sig forsvarsløs og underlegen.
Her spiller bisidder en stor rolle i forhold til støtte efter samtalen.
Valget af bisidder er helt og holdent den berørte kollegas valg.
LFS anbefaler dog altid, at vores medlemmer vælger deres lokale tillidsrepræsentant (med mindre indlysende årsager taler direkte imod).
Dette skyldes i høj grad, at tillidsrepræsentanten har et lokalt kendskab til arbejdspladsen og dermed en større indsigt de lokale forhold.
I alle sager, hvor det er muligt bør bisidder være en tillidsrepræsentant (i særlige tilfælde en fællestillidsrepræsentant), idet fremmøde af en faglig sekretær kan virke optrappende på situationen, da ledelsen dermed også kan føle sig nødsagtet til at medbringe en jurist fra forvaltningen.