Tema: Ledelseskommunikation

God kommunikation sparer tid

Tekst: Charlotte Bredsted

Dialog. Søren Skogstad, klyngeleder i Dronning Louisegårdens Børneby har skabt en kultur, der fordrer troværdighed og tryghed.

Lyden af børnestemmer vælter ind gennem de to åbne vinduer, døren ud til gangen står åben, ja selv smilet i Søren Skogstads ansigt åbner sig ofte i løbet af det næsten halvanden time lange interview.

Åbenhed er et af de vigtigste kendetegn ved Dronning Louisegårdens Børneby, især når det gælder kommunikation.

”Hvis du kommer ind ad døren her på kontoret og møder en, der sidder og knokler foran en maskine og siger ’nej ikke nu – næste uge’, så lukker alt i en organisation. Så bliver den til sådan nogle små båse, hvor vi hver især render rundt med en masse frustrationer og ikke kan få det til at give mening. For det er jo sammen, vi får det til at give mening, og det kan vi kun gennem kommunikation. Så kan vi trylle,” siger Søren Skogstad, klyngeleder for Dronning Louisegårdens Børneby, der både er klub, fritidshjem, børnehave og vuggestue.

Og med så mange forskellige kulturer under samme tag ligger det ham meget på sinde at bruge især den interne kommunikation som en ressource, som en måde at undgå snak i krogene, utryghed og mistillid.

Snart bliver klyngen endda endnu større, idet han efter to år som konstitueret leder for en stor institution i Nansensgade nu også får den under sine vinger plus to udflytterinsti-tutioner. I alt kommer klyngen til at huse 365 børn. Og sådan en sammenlægning er netop et godt eksempel på, hvor vigtigt det er at have fokus på den interne kommunikation.

”Da jeg blev spurgt, hvad jeg ville svare, hvis vi blev friet til, tog jeg straks spørgsmålet med tilbage i organisationen. Jeg bar det igennem alle niveauer, lederudvalg, lederteam, forældrebestyrelse og hurtigt derefter til alle medarbejdere. På den måde undgik vi, at folk begynder at snakke. Jeg vil ikke have, at en medarbejder kommer og har hørt ude i byen, at vi skal lægges sammen. Det går ud over min og de andre lederes troværdighed,” understreger Søren, der samme dag har været ovenpå i fritidshjemmet for at fremlægge et forslag til nye arbejdstider i forbindelse med folkeskolereformen.

Konflikter = frustationer der hober sig op

Og Sørens tilgang til folkeskolereformen er netop et andet godt eksempel på at have en intern kommunikation der fungerer.

”Fritidshjemmets medarbejdere bliver jo meget påvirket af det her, og derfor er det så meget desto vigtigere at inddrage dem i processen. Og det har jeg gjort så tidligt som muligt. Jeg lytter meget til deres forslag, det var fx ikke mig der fik ideen om at få studerende fra seminariet ind i nogle 15 timers stillinger. At gøre medarbejderne til medspillere betyder, at de bliver mere løsningsorienterede og engagerede, at jeg bliver mere proaktiv, og at processen er så åben og ærlig som muligt.”

? Men Søren, kan al kommunikation være åben og ærlig?

”Jeg bestræber mig på, at min kommunikation er så transparent som mulig. En sjælden gang imellem oplever jeg folk komme og sige ’at det skal vi nok ikke sige’, men her er der ikke noget, der ikke skal siges. Her er der ikke noget, der er fordækt.”

? Kan der være ømtålelige tilfælde, hvor du foretrækker at holde kortene tæt til kroppen?

”Det vigtigste er at signalere til både medarbejdere og forældre, at der bliver taget hånd om den givne sag. Forældre behøver ikke at vide alt i detaljer. Hvis de har tillid til at der bliver gjort noget, er det egentlig løsningen i sig selv. I forhold til personalet har jeg helt generelt skabt en regel om, at det er okay at undre sig én gang, at det er også okay at sige det du undrer dig over til en af dine kollegaer én gang, men at du tredje gang skal handle på det. Gå til din tillidsrepræsentant, til din arbejdsmiljørepræsentant, til din pædagogiske leder, til mig. Du må ikke gå og gemme på det. Du må ikke bære rundt på frustrationer. For frustrationer der hober sig op bliver til konflikter,” understreger Søren og tilføjer, at alle medarbejdere kan komme til ham.

”Det har jeg sagt til mine fem pædagogiske ledere. I må ikke være et filter. Selvfølgelig er det en balancegang, for jeg skal jo heller ikke tage magten fra de pædagogiske ledere, men det er vigtigt at signalere, at min dør altid er åben.”

? Det lyder som om du bruger meget tid på strategisk kommunikation?

”Tid er en relativ størrelse. Jeg oplever mange gange, at jeg bruger min tid hensigtsmæssigt ved at forebygge noget der kunne være sket, og som jeg ellers kunne risikere at bruge dobbelt så lang tid på eller andre skulle bruge dobbelt så lang tid på. Jeg tror, at den her transparens og tilgængelighed på den lange bane sparer tid og desuden giver engagerede og glade medarbejdere. Det handler fx om at afstemme forventninger til hvad der er den gode pædagogik, den gode arbejdsdisciplin, den gode måde at møde børn og forældre på osv. osv.”

Ledelse er kommunikation

At det tre etagers store hus er gennemsyret af åbne døre bliver så til gengæld Sørens største udfordring, når han lige om lidt får tre nye institutioner og dermed i alt tre forskellige adresser i sin klynge.

”Ja her i huset er jeg jo nemt tilgængelig, så nu skal jeg til at være synlig på en ny måde, jeg skal sætte mig selv mere i spil. Helt grundlæggende er det at skabe en kommunikationskultur en del af ledergerningen. I min optik er det at være kulturskaber kommunikation i drift, og det håber jeg at kunne bære videre i de nye institutioner – i samarbejde med mine nu snart syv pædagogiske ledere naturligvis. Men jeg kan mærke at jeg har brug for at sætte det mere i system. Fx være helt skarp på at vi har ledelsesmøder hver 14. dag og individuelle LUS samtaler hver anden måned. En gang om året duer ikke her, verden er jo en helt anden når der er gået et år. I den her fusionsperiode har jeg dog ikke helt kunnet overholde de halvanden måned, og nu er lederne selv begyndt at booke mig,” siger Søren med et skævt smil.

I det hele taget har Søren et meget tæt samarbejde med sine pædagogiske ledere og gør fx et stort nummer ud af at anerkende, når de selv tager initiativ til at sige deres mening om et politisk besluttet sprogudviklingsprojekt, der var direkte i modstrid med institutionens kerneværdier: Engagement, imødekommenhed, gensidig respekt og demokratisk dialog.

”Jeg har ikke brug for at være konge. Det er mere vigtigt, at jeg er den der viser, at når vi møder hinanden med åbenhed og respekt, så får vi en organisme der pulser.”