MeningsSamlingen giver mening

Udgivet den 3. juni 2014 af Anders Kirchhoff, Direktionens blog

Det er nu over et år siden, at MeningsSamlingen så dagens lys som led i tillidsreformen i SOF. Men hvad er det, I som medarbejdere og ledere i SOF kan bruge MeningsSamlingen til? Til at belyse det spørgsmål har jeg i denne uge som noget nyt inviteret Sofie Palbo til at blogge sammen med mig. Sofie er socialrådgiver i hjemløseenheden og sidder sammen med mig og otte andre i MeningsSamlingen. Det kommer til at foregå sådan, at vi skiftes til at stille hinanden spørgsmål og svare på dem.

Halvdelen af MeningsSamlingen består af medlemmer fra tillidsreformens styregruppe. Den anden halvdel er udpeget af medarbejderne. Jeg sidder der ikke, fordi jeg er direktør, og Sofie sidder der ikke, fordi hun er socialrådgiver: Vi sidder der alle sammen som medarbejdere i Socialforvaltningen med hvert vores kendskab til dagligdagen.

Anders, hvorfor har vi MeningsSamlingen?

Det er for at gøre det bedre og nemmere at være borger og medarbejder i Socialforvaltningen. Alle medarbejdere og ledere, der oplever, at der er regler, procedurer eller dokumentationskrav, der ikke giver mening i hverdagen, kan rejse en sag i MeningsSamlingen og få os til at tage stilling til, om der er noget, der kan ændres eller afskaffes. Og det giver os i direktionen en mulighed for at få ryddet op i regler mm., hvor vi ellers ikke ville vide, hvor vi skulle begynde. Det er utroligt vigtigt, at der er mening med, hvad vi alle sammen går rundt og gør i hverdagen, så hvis I oplever det modsatte, vil vi meget gerne høre fra jer.

Sofie, hvordan foregår det, når vi mødes?

Inden en sag kommer i MeningsSamlingen, ser vi, om den, der har rejst sagen, og det ansvarlige kontor, kan få snakket sig til rette. Mange gange drejer det sig nemlig om en misforståelse, eller at reglerne ikke er blevet forklaret godt nok. Nogle gange bliver de endda selv enige om, at der er noget, der skal ændres, uden at sagen overhovedet når at blive behandlet i MeningsSamlingen.

Vores møder starter med, at den, der har rejst sagen forklarer, hvorfor det er et problem, og bagefter forklarer det ansvarlige kontor eller myndighedscenter, hvorfor de har lavet reglen, eller hvad dokumentationen skal bruges til. Undervejs stiller vi spørgsmål. Når halvdelen af mødet er gået, siger vi farvel og tak til deltagerne, og så går vi (medlemmerne i MeningsSamlignen) i gang med at drøfte, hvad vi synes giver mening at gøre i denne her sag. Efter mødet kommer sagen på et direktionsmøde, hvor direktionen så beslutter, om de vil følge vores anbefalinger.

Anders, du sidder jo både i MeningsSamlingen og i direktionen – hvad tænker du om din dobbeltrolle?

Indtil videre har det faktisk ikke været svært at sidde med begge kasketter på. For i direktionen har vi jo i bund og grund fulgt MeningsSamlingens anbefalinger i alle sager. I enkelte sager er vi endda gået videre, end MeningsSamlingen havde lagt op til.

Sofie, hvad synes du er det vigtigste, som vi har fået ændret i den tid, vi har eksisteret?

Jeg synes, at det vigtigste, vi har fået ændret, er flekssystemet. Det gør en stor forskel i hverdagen, at man ikke skal bruge tid på at registrere sin arbejdstid, og forvaltningen sparer oveni købet penge ved at afskaffe systemet. Det, at man som arbejdsgiver vælger at sige, at man stoler på, at ens medarbejdere arbejder det, de skal, er for mig at se det ultimative udtryk for tillid. Det er et synligt skridt på vejen hen imod at arbejde mere tillidsbaseret i Socialforvaltningen – og starten på et opgør med unødvendig dokumentation.

Anders, hvad har gjort størst indtryk på dig?

Det, jeg oplever på vores møder i MeningsSamlingen, er, at parterne gennem dialog selv tager over og finder nye løsninger og forstår hinandens forskellige udgangspunkter og udfordringer. Ofte bliver en sag slet ikke til en sag, fordi det drejer sig om en misforståelse, eller fordi man kan blive enige om en løsning helt uden at involvere os. Jeg synes, at det er tankevækkende, hvor mange ting der kan løses ved at tale sammen. Det tror jeg også er med til at gøre, at de, der har været i Meningssamlingen, rent faktisk synes, at det overvejende har været en positiv oplevelse.

Sofie, hvad kunne du godt tænke der skete nu?

Jeg synes, at det kunne være spændende at høre, hvordan det har påvirket alle jer medarbejderes arbejdsdag, at en regel, et dokumentationskrav eller procedure er blevet afskaffet. Og det tænker jeg ikke, at jeg er den eneste i Socialforvaltningen, der er nysgerrig efter at få at vide.

Vi håber meget, at I vil fortsætte med at byde ind og give opfordringen videre til de af jeres kollegaer, der ikke får læst denne blog. Vi har stadigvæk brug for alle jeres input for at skabe de bedste og mest meningsfulde rammer for jeres dagligdag.