Københavns kommune:
Retningslinjer for håndtering af familiære relationer1
Formål
Familiære relationer på det enkelte tjenestested kan give anledning til at særlige forholdsregler skal tages for at sikre overholdelse af forvaltningslovens regler om inhabilitet, intern forretningsgang i forvaltningen om løn og personaleadministration samt tiltroen til en upartisk myndighedsudøvelse og personaleledelse.
Definition af familiære relationer
Familiære relationer defineres her som forhold mellem kærester, ægtefæller, registrerede partnere, beslægtede eller besvogrede i op- eller nedstigende linje, søskendebørn samt kærestebørn.
Retningslinjer
Det er efter forvaltningsretlige regler ikke lovligt at opstille et generelt forbud mod familiære relationer. Disse retningslinjer tager derfor sigte på situationer, hvor den familiære relation konkret påkræver, at særlige forholdsregler tages i overensstemmelse med retningslinjernes formål.
Ansættelse
Ved ansættelse af medarbejdere, hvor der i ansøgerfeltet er en person med en familiær relation til en ansat medarbejder, kan den ansatte ikke deltage i indstillingsudvalget2.
Indstillingsudvalget skal ved vurderingen af ansøgere inddrage eventuelle inhabilitetsproblematikker i den konkrete ansættelse. Der skal derfor foretages en konkret vurdering af den potentielle risiko for positiv særbehandling og/eller svækkelse af tillid til ledelsens dispositioner.
I vurderingen indgår over/underordnelsesforhold, daglige ledelsesforhold, tjenestestedets størrelse, antallet af medarbejdere samt samarbejdsrelationer på tjenestestedet. Inhabilitetsvurderingen indgår i den samlede vurdering af ansøgerens egnethed til at varetage stillingen. En leder kan ikke træffe endelig beslutning om ansættelse af en person med familiær relation til lederen selv, selvom lederen ikke har deltaget i indstillingsudvalget.
Begrundelsen for dette er, at medarbejderne i indstillingsudvalget kan føle sig presset til at indstille personen med familiær relation til lederen. I denne situation træffer det overliggende ledelseslag endelig beslutning om ansættelse.
Løntildeling
Det fremgår af forretningsgangen for løn- og personaleadministration, at medarbejdere ikke må foretage indberetning for sig selv eller familiemedlemmer. I denne situation skal indberetningsopgaven videregives til anden autoriseret indberetter.
Er en medarbejder familiært relateret til lederen, vil lederen være inhabil i afgørelser om tildeling af løn. Lederen kan derfor ikke indgå i en lønforhandling for den ansatte med familiær relation til lederen. I dette tilfælde skal lønforhandling varetages af det overliggende ledelseslag.
Tjenstlige forhold
Har en medarbejder en familiær relation til lederen, vil lederen være inhabil i sager, hvor den ansatte potentielt skal irettesættes, tjenstligt sanktioneres eller afskediges.
I disse situationer vil det overliggende ledelseslag indtræde i vurderingen samt træffe beslutning vedrørende personen med den familiære relation til lederen.
Øvrige ledelsesmæssige dispositioner
Der vil være flere ledelsesmæssige dispositioner ved arbejdets tilrettelæggelse, hvor en medarbejder potentielt kan blive positivt særbehandlet, fordi den ansatte har en familiær relation til ledelsen. Det kan fx være ved tildeling af ferie, tilsagn om afspadsering og pålæg om overarbejde.
I disse situationer samt øvrige situationer, hvor medarbejderen potentielt opnår en personlig fordel, skal den ledelsesmæssige beslutning træffes af det overliggende ledelseslag.
Påvirkning af arbejdsmiljøet
Hvor en eksisterende eller tidligere familierelation har en konkret negativ påvirkning på arbejdsmiljøet, børnemiljøet eller forældresamarbejdet vil forvaltningen undersøge muligheden for omplacering. Der kan ske omplacering af en eller begge medarbejdere, som har en familiær relation til hinanden.
Familierelationer som opstår under ansættelsen
Familierelationer kan opstå under ansættelsen ved, at medarbejdere på samme tjenestested bliver kærester. Familierelationer på samme tjenestested kan også opstå som følge af organisationsændringer, hvor fx institutioner bliver sammenlagt.
Når familierelationer opstår under ansættelsen skal der ske samme vurdering af inhabilitetsproblemer som ved ansættelse af familierelationer. I vurderingen indgår over-/underordnelsesforhold, daglige ledelsesforhold, tjenestestedets størrelse, antallet af medarbejdere samt samarbejdsrelationer på tjenestestedet.
Vurderes det konkret, at der en potentiel risiko for positiv særbehandling og/eller svækkelse af tillid til ledelsens dispositioner vil en eller begge medarbejdere blive forsøgt omplaceret.
Omplacering
Princippet for omplacering er, at omplacering sker for den eller de medarbejdere med størst mulighed for omplacering til anden tilsvarende stilling.
Klager
Klager over positiv særbehandling eller negativ påvirkning af arbejdsmiljøet skal rettes til nærmeste ledelse. Er nærmeste ledelse omfattet af klagen skal klagen rettes til det overliggende ledelseslag.
Overtrædelse af retningslinjer
Ved overtrædelse af retningslinjerne vil der ske en konkret ledelsesmæssig vurdering af sagens omstændigheder, som i yderste konsekvens kan medføre bortvisning.
1 Retningslinjerne er vedtaget i HSU d. 3. oktober 2012.
2 Bedømmelsesudvalg og ansættelsesudvalg sidestilles med indstillingsudvalg.