Firmakort i Københavns Børne- og ungeforvaltning
Vi har haft rigtig mange henvendelser vedrørende firmadankort og derfor har vi aftalt med Kaare Garnæs, chefcontroller i BUF at hans svar kunne lægges på vores hjemmeside.
Britt Petersen
Firmakort i Københavns Børne- og ungeforvaltning
Af Kaare Garnæs, chefcontroller i BUF
Ved en udstedelse af et firmadankort, hvor Københavns kommune er kontohaver, foregår på nøjagtigt samme måde som når man privat skal have et dankort. Det er kommunens bankforbindelse - her Nordea - som sender kortet til personens privatadresse idet der også bliver leveret en PIN kode, og for at man kan sikres at det er den person som står på kortet der får koden er det denne procedure som gælder.
Man underskriver en erklæring - som ved private dankort - og det er at man ikke vil misbruge kortet og at man opbevarer kortet forsvarligt og at man er klar over at man skal kontakte PBS hvis man mister kortet, ligesom man underskriver at man følger bankens normale betingelser for at have et dankort. Herudover skal man sende en underskrevet kvittering til Koncernservice, så de har vished for at den korrekte bruger har fået kortet. Disse er de eneste blanketter der underskrives.
Et firmadankort er personligt, da der er en pin-kode der skal bruges når man bruger kortet, derfor kan der ikke være flere brugere på et firmadankort. Jeg giver heller ikke mit personlige dankort og min pin-kode til andre mennesker, hvorfor der ikke er nogen forskel.
Derfor anbefaler vi også at man opbevarer sit firmadankort som man opbevarer sit eget personlige firmadankort. Jeg har hørt at der er en institutionsleder som opbevarer firmadankortene for sine medarbejdere - men så længe at kortene bliver opbevaret forsvarligt og uden pin-koden er samme sted, så er det sikkert nok.
I forhold til misbrug, så kan et kort kun misbruges ved at en person som kender pin-koden bruger kortet. Derfor er firmadankortet personligt, og må ikke opbevares sammen med pin-koden.
Hvis en medarbejder misbruger sit kort, så er det ved brug af pin-koden og derfor er det ved fuldt overlæg at kortet benyttes hvorfor man kan fortælle medarbejderen at man har brugt at kommunens midler til sit misbrug, og derfor hæfter man.
Såfremt man mister kortet, skal man selvfølgelig kontakte PBS umiddelbart efter man opdager man har mistet kortet, hvorfor det så bliver spærret for øvrig brug. Såfremt kortet er blevet brugt så er det ikke personen som står på kortet som hæfter.
Er kortet blevet misbrugt hvis man har mistet kortet, så skal man kontakte Koncernservice. Herefter får man tilsendt en blanket fra Nordea der skal udfyldes med hændelsesforløb og hvilke beløb og posteringer som man ikke kan godtage. Det er så Nordea som kontakter hvor kortet er blevet brugt, og disse beløb tilbageføres til kontoen.
Der er derfor ikke forskel på om en medarbejder får et udlæg på 1000 kr. i kassen eller om medarbejderen har et firmadankort. Hvis en medarbejder bruger de 1000 kr. på sig selv, så er det jo også misbrug af kommunens penge, og der hæfter medarbejderen også ved sin underskrift på udlægsbilaget.
Det er dog sikrere at have firmadankortet da det kan kun bruges ved hjælp af pin-koden. Herudover så bliver en stor del af institutionernes kasser lukket. Såfremt institutionen har fået lov til at beholde sin kassebeholdning må der jf. rammebilaget til kasse- og regnskabsregulativet for Københavns kommune ikke foregå betalinger der er større end 500 kr. via kassen. Disse skal foregå via firmadankort.