Teksten kan være relevant, f.eks. når der henvises til gamle overenskomster
Foretræde for Københavns kommunes udvalg
2.2.2005
Københavns kommune
Ungdoms- og undervisningsforvaltningen
Vedr. Forespørgsel om proceduren vedrørende foretræde for kommunens politiske udvalg
Du har i mail af den 19. januar 2005 forespurgt om proceduren vedrørende foretræde for kommunens politiske udvalg.
I forlængelse af min mail den 27. januar 2005, skal jeg hermed vende tilbage til dig.
Der er mulighed for at få foretræde for Uddannelses- og Ungdomsudvalget, hvorved enkeltpersoner og grupper (normalt op til fire personer) har mulighed for at fremlægge deres synspunkter i forbindelse med en konkret sag, der er på udvalgets dagsorden.
I forbindelse med foretræde for udvalget gælder følgende:
- Udvalget skal på mødet godkende at foretrædet finder sted
- Foretræde foregår normalt umiddelbart før det møde, hvor sagen drøftes i udvalget.
- De fremmødte får mulighed for at give en kort redegørelse for deres synspunkter i forbindelse med en konkret sag.
- Udvalgets medlemmer får herefter mulighed for at stille spørgsmål til de fremmødte, og der kan føres en dialog om sagen.
- Der vil ikke finde nogen egentlig forhandling sted, men de fremførte synspunkter vil indgå i udvalgets fortsatte overvejelser. Den egentlige politiske behandling af sagen foregår for lukkede døre på selve udvalgsmødet.
- Foretrædet forventes normalt ikke at overstige 15 minutter.
Borgmesteren kan undtagelsesvis afslå et foretræde for udvalget, hvis han finder, at foretræde ikke har relevans for sagens belysning. Borgmesteren orienterer i givet fald udvalget herom på det førstkommende møde. Den/de, som får afslag på anmodning om foretræde, vil få en skriftlig begrundelse.
Herudover er der mulighed for udvidet foretræde for Uddannelses- og Ungdomsudvalget.
Ved udvidet foretræde har enkeltpersoner eller grupper mulighed for dialog om de opgaver, som Uddannelses- og Ungdomsudvalget er ansvarlig for og som optager borgerne, uden at der nødvendigvis er optaget en konkret sag herom på udvalgets dagsorden.
I forbindelse med udvidet foretræde gælder følgende:
Udvalget skal på mødet godkende at foretrædet finder sted
- Udvidet foretræde skal vedrøre de sagsområder, hvor Uddannelses- og Ungdomsudvalget har den umiddelbare forvaltning
- De personer, som får udvidet foretræde for udvalget, får mulighed for at give en kort redegørelse for sagen. Udvalgets medlemmer kan stille spørgsmål til de fremmødte, og der kan føres en dialog om sagen
- Udvidet foretræde gennemføres umiddelbart inden det egentlige udvalgsmøde
- Anmodning om foretræde skal af hensyn til orientering af udvalget fremsættes 8 hverdage før udvalgets møde
- Udvidet foretræde gives til enkeltpersoner eller grupper på max. 5 personer
- Varigheden af udvidet foretræde bør ikke overstige 15 min.
- Borgmesteren godkender anmodninger om udvidet foretræde og orienterer udvalget om eventuelle afslag. Afslag kan gives af tidsmæssige grunde, eller hvis sagen ikke skønnes at være relevant. Der kan max. gives tilladelse til 2 udvidede foretræder pr. udvalgsmøde. Udvalget kan beslutte, at udvidet foretræde i givet fald skal gennemføres i forbindelse med det næste udvalgsmøde
- Udvalget kan efter det udvidede foretræde i forbindelse med udvalgets godkendelse af dagsordenen beslutte, at sagen skal optages på dagsordenen for det pågældende møde - hvis sagen ikke allerede er på dagsordenen - eller eventuelt på et kommende møde
I forbindelse med gennemførelsen af udvidet foretræde skal man være opmærksom på udvalgets besøgsrunde til skoler, institutioner m.v. Det udvidede foretræde skal i givet fald foregå på besøgsstedet.
Anmodning om foretræde/udvidet foretræde rettes skriftligt til borgmesteren. Adressen er:
Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen
Direktionssekretariatet
Rådhuset
1599 København V
Fax: 33 66 70 38
E-mail: direktion@uuf.kk.dk
Anmodning om foretræde skal normalt være Direktionssekretariatet i hænde senest kl. 11.00 mandagen før udvalgets møde om onsdagen.
Anmodning om udvidet foretræde skal være Direktionssekretariatet ihænde senest kl. 11 om mandagen ugen før udvalgets møde den efterfølgende onsdag.
Anmodningen skal indeholde navne og adresser på de personer, som ønsker foretræde. Borgmesteren sørger herefter for, at personen/gruppen indkaldes.
Eventuelt skriftligt materiale til udvalget skal kopieres i 20 eksemplarer og være Direktionssekretariatet i hænde senest dagen før udvalgsmødet.
Med hensyn til proceduren vedrørende kommunens øvrige udvalg vedlægger jeg følgende bilag:
- Bilag 1: Fortræde for Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget
- Bilag 2: Fortræde for Sundheds- og Omsorgsudvalget
- Bilag 3: Fortræde for Kultur- og Fritidsudvalget
- Bilag 4: Fortræde for Miljø- og Forsyningsudvalget
- Bilag 5: Fortræde for Bygge- og Teknikudvalget
De fastsatte fortrædeprocedurer har hjemmel i styrelseslovens §20 og er stort set ens. Der kan dog være forskelle i udvalgenes fortrædeprocedure mht. anmodningsfrister og krav om optagelse af en konkret sag på udvalgets dagsorden.
Information om fortræde kan tilsvarende findes på kommunens hjemmeside www.kk.dk under de respektive forvaltninger.
Såfremt du har behov for yderligere oplysninger er du velkommen til at kontakte mig.
Med venlig hilsen
Suzana K. Markovska
Foretræde for Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget
Anmodninger om foretræde stiles normalt til borgmesteren, men sendes til tider også via udvalgssekretæren.
Ved modtagelse af anmodning om foretræde orienteres udvalget så vidt muligt om anmodningen på mail hurtigst muligt efter modtagelsen.
Borgmesteren fremlægger ved udvalgsmødets start anmodningen om foretræde og udvalget tager således i forbindelse med godkendelse af dagsorden stilling til, om udvalget vil bevilge foretræde. Borgmesteren orienterer efterfølgende den, der har anmodet om foretræde, om udvalgets beslutning.
Foretrædet afvikles normalt i umiddelbar forlængelse af punktet godkendelse af dagsorden. Under foretrædet kan pågældende forelægge udvalget sine synspunkter og udvalget kan stille uddybende spørgsmål. Selve den politiske behandling foregår efter foretrædet.
Ved modtagelse af anmodninger om foretræde sendes en e-mail til den, der har anmodet om foretræde, hvori pågældene orienteres om proceduren med udvalgets godkendelse, om rammerne omkring afviklingen af foretrædet og om de praktiske informationer såsom hvor og hvornår pågældene skal møde op (5 minutter før udvalgsmødet udenfor udvalgsværelset). Såfremt det ikke har fremgået af foretrædeanmodningen bedes pågældene endvidere oplyse hvor mange og hvem, der anmoder om foretræde.
Foretræde for Kultur- og Fritidsudvalget
Der er mulighed for at få foretræde for Kultur- og Fritidsudvalget. Hensigten er, at udvalgets medlemmer kan få mulighed for at få belyst enkeltpersoners eller gruppers synspunkter på en sag, der er på udvalgets dagsorden. Den egentlige politiske behandling af sagen foregår derimod for lukkede døre på selve udvalgsmødet.
Som udgangspunkt afsættes 15 minutter til hvert foretræde. Foretræde foregår normalt umiddelbart forud for det møde, på hvilket sagen drøftes i udvalget.
Anmodning om foretræde rettes skriftligt til borgmesteren. Adressen er:
Kultur- og Fritidsforvaltningen
Sekretariatet
Rådhuset
1599 København V.
Fax: 33 66 70 35
E-mail: sek@kff.kk.dk
Anmodning om foretræde skal normalt være Sekretariatet i hænde senest kl. 11.00 tirsdagen før udvalgets møde om torsdagen. Anmodningen skal indeholde navne og adresser på de personer, som ønsker foretræde. Borgmesteren sørger herefter for, at personen/gruppen indkaldes.
Eventuelt skriftligt materiale til udvalget skal kopieres i 20 eksemplarer og være Sekretariatet i hænde senest dagen før udvalgsmødet.
Borgmesteren kan undtagelsesvis afslå et foretræde for udvalget, hvis han finder, at foretræde ikke har relevans for sagens belysning eller hvis han skønner, at foretræde ikke er muligt af tidsmæssige årsager. Borgmesteren orienterer i givet fald udvalget herom på det førstkommende møde. Den/de, som får afslag på anmodning om foretræde, vil få en skriftlig begrundelse.
Der gives ikke foretræde, hvis den pågældende sag ikke er optaget på dagsordenen.
Proceduren i forbindelse med anmodning om foretræde for Miljø- og Forsyningsudvalget er følgende:
- Alle anmodninger om foretræde imødekommes normalt, medmindre henvendelsen vedrører anliggender, der ikke er underlagt MFU. Så vil der enten blive formidlet kontakt til udvalgssekretæren i det rigtige udvalg eller givet et begrundet afslag - fx hvis henvendelsen ikke vedrører et kommunalt anliggende.
- Anmodninger om foretræde vil så vidt muligt altid blive behandlet i forbindelse med det førstkommende udvalgsmøde, og det vil altid ske, hvis henvendelsen vedrører en sag, der er sat på dagsordenen.
- Foretræder behandles uden for dagsordenen - inden behandling af sagerne på dagsordenen -, og det bliver nævnt i beslutningsprotokollen for det pågældende møde, hvem der har haft foretræde, og hvad det vedrørte.
- Henvendelser om foretræde ekspederes af udvalgssekretæren, som giver en mundtlig orientering om, hvordan et foretræde foregår, om anmodningen kan forventes imødekommet samt hvor og hvornår. Umiddelbart herefter sender udvalgssekretæren en bekræftelse pr. e-mail eller brev, typisk med følgende indhold:
"Din anmodning om foretræde vil blive behandlet ved udvalgsmødets start, hvorefter du kan forvente at få foretræde.
Udvalgsmødet holdes i Miljø- og Forsyningsudvalgets mødesal, værelse 57, på Københavns Rådhus, kl. 14.30-17.00.
Jeg skal derfor bede dig om at henvende dig på Københavns Rådhus, 1. sal, værelse 57, den xx. xxxxxxx 2005, senest kl. 14.30.
Hvis der er andre eller flere end dig, som møder op, vil jeg gerne have besked herom.
Proceduren ved foretræde for udvalget er den:
- At du kan forvente at få foretræde for udvalget ca. kl. 14.35.
- At foretrædet varer ca. 10 minutter.
- At du under foretrædet får lov til at fremlægge jeres sag, og udvalget kan stille opklarende spørgsmål. Men udvalget kan ikke behandle sagen eller træffe beslutning om sagen under foretrædet.
- Behandling af sagen vil efterfølgende finde sted på udvalgsmødet. Udvalgets møder er - i modsætning til Borgerrepræsentationens møder - ikke offentlige, jf. §§ 10 og 20 i lov om kommunernes styrelse.
Har du i øvrigt spørgsmål, er du velkommen til at kontakte mig."
Foretræde for Sundheds- og Omsorgsudvalget
For at fremme åbenhed og dialog mellem kommunens borgere og Sundheds- og Omsorgsudvalget har borgerne mulighed for at fremføre synspunkter overfor udvalgets medlemmer. Det kan ske ved foretræde for udvalget eller ved at stille spørgsmål til udvalget.
Hvem kan få foretræde, og hvordan foregår det
Enkeltpersoner eller mindre grupper (normalt op til fem personer) har mulighed for at få foretræde for Sundheds- og Omsorgsudvalget. Ved foretræde kan man kort fremføre synspunkter om en konkret sag på dagsordenen. Ved samme lejlighed har udvalgets medlemmer mulighed for at stille spørgsmål, og der kan føres en dialog om sagen.
Et foretræde foregår i umiddelbar tilknytning til det udvalgsmøde, hvor sagen drøftes. Der afsættes som udgangspunkt 15 minutter til et foretræde. Den politiske behandling af sagen vil først finde sted efter foretrædet.
Hvordan får man foretræde
Anmodning om foretræde skal være skriftlig og være udvalgets sekretariat i hænde hurtigst muligt og senest klokken 10.00 på selve mødedagen.
Indkaldelse til foretrædet vil herefter ske hurtigst muligt af en af udvalgets sekretærer. På grund af de korte tidsfrister er det vigtigt, at det af anmodningen fremgår, hvordan man kan kontaktes op til udvalgsmødet.
Borgmesteren kan undtagelsesvis afslå et ønske om foretræde for udvalget. I så fald vil borgeren få besked hurtigst muligt og efterfølgende få en skriftlig begrundelse for afslaget. Borgmesteren orienterer i starten af udvalgsmødet udvalget om afslaget.
Sekretariatet påtager sig ikke at fremsende materiale til udvalget i forbindelse med foretræde.
Dagsorden og beslutningsprotokol
Udvalget har mødedag torsdag, og møderne begynder som regel klokken 15.00. Dagsordenen til et udvalgsmøde er tilgængelig på biblioteker i Københavns Kommune og på internettet mindst fire dage før mødet - som regel fredag. Beslutninger taget på udvalgsmødet kan læses i beslutningsprotokollen fra udvalgsmødet. Beslutningsprotokoller vil ligeledes være tilgængelig på biblioteker i Københavns Kommune og på internettet få dage efter et møde - normalt fredag.
Sundheds- og Omsorgsudvalgets mødeplan, dagsorden og beslutningsprotokol (link ikke længere aktivt, red.)
Skriftlige spørgsmål til Sundheds- og Omsorgsudvalget
Det er også muligt at stille skriftlige spørgsmål til Sundheds- og Omsorgsudvalget. Spørgsmålene skal angå udvalgets forvaltningsområde og stilles til Sundheds- og Omsorgsudvalget. Spørgsmålene vil fortrinsvis blive besvaret af borgmesteren.
Anmodning om foretræde for og spørgsmål til Sundheds- og Omsorgsudvalget sendes til:
Sundheds- og Omsorgsudvalget
Sekretariat og Kommunikation
Rådhuset
1599 København V
Telefon: 33 66 23 84
Fax: 33 66 70 70
E-mail: suf@suf.kk.dk
Fortræde for Bygge- og Teknikudvalget
Der er mulighed for at få foretræde for Bygge- og Teknikudvalget. Hensigten er, at udvalgets medlemmer skal have mulighed for at få belyst enkeltpersoners eller gruppers synspunkter på en sag, der er på udvalgets dagsorden. Af praktiske årsager må et foretræde for udvalget bestå af højst tre personer.
Som udgangspunkt afsættes 15 minutter til hvert foretræde. Foretræde foregår normalt umiddelbart forud for det møde, på hvilket sagen drøftes i udvalget.
Den egentlige politiske behandling af sagen foregår derimod for lukkede døre på selve udvalgsmødet.
Anmodning om foretræde rettes skriftligt til borgmesteren. Adressen er:
Bygge- og Teknikforvaltningen, Sekretariatet, Rådhuset 1599, København V.
Fax: 33 66 70 81 E-mail: btf@btf.kk.dk
Anmodningen skal være borgmesterens sekretariat i hænde hurtigst muligt og senest kl. 11.00 to hverdage forud for udvalgsmødets afholdelse. Onsdag er mødedag i Bygge- og Teknikudvalget. Anmodning om foretræde skal derfor normalt være sekretariatet i hænde senest kl. 11.00 mandagen forud for udvalgets møde om onsdagen. Borgmesteren sørger herefter for, at personen/gruppen indkaldes.
Borgmesteren kan undtagelsesvis afslå et foretræde for udvalget, såfremt han finder, at foretræde ikke har relevans for sagens belysning. Borgmesteren orienterer i givet fald udvalget herom i det førstkommende møde. Den/de, som får afslag på anmodning om foretræde, vil få en skriftlig begrundelse herfor.
Ifølge Bygge- og Teknikudvalgets mødeplan vil udvalgets dagsorden derfor normalt være tilgængelig på Internettet kl. 12.00 fredagen forud for udvalgsmødet den efterfølgende onsdag.