Bekymringsskrivelse fra Almen Ledersektionsbestyrelse til BUF direktion
Download brev samt bilag som pdf her
København den 30. september 2022
Bekymringsskrivelse fra Ledersektionsbestyrelsen.
Kære Tobias og Gitte,
Vi skriver til jer som LFS Ledersektion, da vi mener, at vores organisation har nogle blinde pletter, og dermed ikke er afstemt til gavn for kerneopgaven.
Vi begrunder det med nedenstående, og vi mener, at der er behov for en drøftelse og ageren herpå, fra jeres side.
I vores øjne er der manglende afstemthed, når en organisation ikke sikrer, at de personer – herunder ledere – der skal udføre den nære borgerrettede service har understøttelse af organisationen til at kunne udføre dette arbejde i overensstemmelse med de politiske mål.
Vi oplever ikke, at det er manglende vilje, men vi får indtrykket af, at der er en vis uvidenhed om, hvordan opgaver og ansvar drypper nedad i BUF, og hvordan de direkte borgerrettede ansatte ikke har mulighed for at løfte dette.
Alle i BUF samt i større dele af resten af Københavns forvaltninger mener tilsyneladende, at pædagogiske ledere og tildels klyngeledere magter en opgaveportefølje, der indeholder alt fra egen faglighed til mere og mere komplekse opgaver. Det gælder fra alt omkring bl.a. bygninger, brand, jura, ergonomi, psykologi, skraldespandsbestilling, miljøledelse osv. Alt placeres på først og fremmest den pædagogiske leders skuldre. Vi har vedhæftet en oversigt over eksempler på opgaver og ansvar.
Det er vigtigt, at organisationen tilpasses til den nye virkelighed, som vi alle står i med de store rekrutteringsudfordringer overalt i BUF, men hvor det især er grundlæggende umuligt at finde nok kvalificeret pædagogisk personale – især pædagoger, - tværfagligt personale, pædagogiske ledere og tildels klyngeledere.
Rekrutteringsudfordringen har stor betydning for arbejdet med kerneopgaven, da det fordrer en langt større og vedholdende fysisk nærværende ledelse af personalet, for at den faglige kvalitet er tilfredsstillende i institutionerne. Det kræver tid at udføre denne opgave. Megen tid.
Denne tid findes ikke, da der næsten hver uge er opgaver, den pædagogiske leder får – sidst, at hun nu skal tage ansvar for visitering af børn til specialområdet og anden støtte. Det vil blive den pædagogiske leder, der klarer størstedelen af dette arbejde, for det kan typisk kun delegeres til uddannede pædagoger, hvilke vi ikke kan rekruttere. Når der er få pædagoger i en institution, så er det vigtigt, at de alle er aktive sammen med børnene og kollegaerne, så der er en vis sidemandsoplæring samtidig med den konstante ledertilstedeværelse.
I den kolossale opgaveportefølje er forældrekontakten også en stor opgave, der er meget tidskrævende. Den er vigtig for den samlede kerneopgave og kan ikke tilsidesættes, såfremt vi ønsker en organisation med rimelig ro på ift. ydre pres. De fleste forældre henvender sig til den pædagogiske leder.
Det er vigtigt at huske, at alle gode initiativer kræver noget ”nederst.” Uanset om det er fra politisk hold eller BUF/andre forvaltninger.
Konsekvensen af ovenstående er, at især pædagogiske ledere præsterer langt over, hvad de er ansat til, og hvad der udmeldes som kerneopgaven fra politisk side. Tilliden til deres opgaveløsning opleves som en mangelvare og der er opstået en fejlfindingskultur, og mange er bange for konsekvenserne af at begå fejl, prioritere forkert eller overse én af de mange opgaver.
I Ledersektionen oplever vi en vis velvillighed fra chef- og direktørniveauet, men nogle dialoger strander, da vi er en stor organisation. På samme måde oplever vi, at overblikket over opgaveporteføljen, de mange portaler, vi skal bruge, og ikke mindst tiden og understøttelsen dette kræver, ikke må italesættes i BUF.
Den efterlyste understøttelse bliver ikke til noget, eller den udvandes, fordi opgaverne ikke fjernes eller understøttes på en måde, som lederne har brug for. I stedet opleves det, at BUF peger på, at det forventes, at det er en del af de pædagogiske ledere eller klyngelederes opgaveportefølje.
Vi mener, at udfordringerne skal løses af hele BUF og ikke kun de pædagogiske ledere og klyngelederne i de enkelte klynger.
Manglen på kvalificeret pædagogisk personale tydeliggør også, at inklusionsopgaven er blevet langt mere krævende, da børn med behov for det ikke kan få plads på specialinstitutioner. Institutionerne er ikke klædt på til at sikre opgaven løses. Vi har ingen fysisk støtte, vi har ikke uddannelse eller understøttelse til håndtering af børn som har så voldsomme udfordringer. Organisationen bør erkende dette og tage hånd om problemet til gavn for børnene.
Ledersektionen mener, at der skal lægges en strategi nu for at sikre, at de pædagogiske ledere reelt kan løse deres opgaver ift. kerneopgaven. Der er noget på spil i øjeblikket, og såvel pædagogiske medarbejdere som lederne er tydeligt udfordret i forhold til tiden til at prioritere kerneopgaven. Det betyder en ustabilitet i ansættelserne. Derfor må der handles. Ledersektionens generalforsamling i år viste dette med al tydelighed.
Vi ønsker en dialog med jer og BUU, for tiden til kerneopgaven og det faglige arbejde i institutionerne må prioriteres. Der er brug for, at vi i hele BUF og i fællesskab tager ansvar for de gode løsninger, da ledelseskvaliteten ellers vil dale grundet mangel på tid.
Vi har ikke brug for, at konsekvensen af opgaveporteføljen bliver ledere, der er sygemeldte, der opsiges eller selv siger op, fordi de ikke magter opgaven. For som det er nu, så drypper det til et vist punkt, og så kan det ikke komme videre. Som Ledersektion havde vi førhen strategimøder med den faglige direktør, hvor vi kunne tale om strategier for det, som vi hørte fra medlemmerne. Det sker ikke længere.
Det er vores ønske, at BUU får kendskab til den daglige drift ift. opgaver, der pålægges os, og hvordan det går med f.eks. bygninger, administrative fællesskaber, hvordan vi håndterer økonomien samt får indblik i de pædagogiske lederes/klyngelederes opgaveportefølje.
De skal vide, hvordan der med de nuværende rekrutteringsudfordringer lægges pres på nærværende ledelse og kvaliteten af kerneopgaven, og at vi må tale om en omfordeling af opgaveporteføljen.
Vi må spille med åbne kort om problemer, kultur og struktur samt muligheder. For vi er alle en del af løsningen på ovennævnte. Organisationen må samstemmes på en ny måde, så muligheden for at løfte kerneopgaven på institutionerne kommer i centrum.
De bedste hilsener
LFS Ledersektionsbestyrelse
Pædagogisk leder Annika Bæk Vind, Børnehuset Grønttorvet
Pædagogisk leder Tor Lack-Pedersen, Vuggestuen Filosofvænget
KKFO leder Peter Kronholm, KKFO Kalvebod Fælled Skole.
Pædagogisk leder Lisa Oldhøj, Børnenes Poppelhus.
Klyngeleder Diana W.R. Jensen, Amager Klynge B.
Klyngeleder Helle Bak, Amager Klynge F.
Klyngeleder Marialise Rømer, VBH. Klynge B.Formand
Bilag til brev til direktionen september 2022 med opgaver en pædagogisk leder har ansvaret for samt en klyngeleders opgaver.
Alle klynger har en lidt forskellig fordeling af opgaverne, men de fleste klynger forholder sig til opgavefordelingen på en måde, som afspejles i nedenstående i boksene, som er beskrevet fra en enkelt klynge/Område.
Derunder er der en opremsning af, hvad en del af disse opgaver betyder især for den pædagogiske leder, f.eks. er der i boksene ikke beskrevet opgaver som er af bygningsmæssig karakter så som rottebekæmpelse og sikre tømning af fedtudskiller. Listen er ikke udtømmende, men dette var, hvad vi ved brainstorming hurtig kunne huske ligesom, der løbende kommer nyt.
Det er vores håb, at listerne viser den kolossalt store opgaveportefølje, som gives, og den er ikke udtømmende, da der er så meget bagud samt kommer nyt hver uge.
Fagligt:
- Sikre læreplansarbejdet
- Sikre faglig planlægning
- Sikre den daglige bemanding på institutionen hænger sammen ved sygdom
- Sikre at de pædagogiske medarbejdere kan håndtere arbejdet på stuerne, herunder også ændre i arbejdsplanerne, når deres kolleger skal til tværfaglige møder, deltage i forældresamtaler, have samtaler med støttepædagoger, tale/hørelærere m.fl.
- Kende børnene
- Observere børnene og sparre med medarbejderne omkring udfordringer
- Ansvarlig for at sikre læringsmiljøerne på legeplads/udeareal
- Ansvarlig for at sikre udvikling af lege/læringsmiljøer indendørs
- Ansvarlig for sikkerheden på legepladsen, (legepladstilsynet, centralt fra, er mindsket, til hver tredje år)
- Udarbejde evakueringsplaner samt sikre test af evakuering med medarbejdere og børn
- Observere hele dagens faglige kvalitet, som lederen er ansvarlig for
- Deltage i samt følge op på pædagogisk tilsyn
- Uddanne medarbejdere i at bruge AULA, Hjernen og Hjertet, samt smtte-modeller
- Uddanne medarbejdere i at bruge TOPI, samt følge op på samme
- Udarbejde smtter og sende ansøgninger om støttepædagoger
- Afholde møder med støttepædagoger, tale/høre lærere, psykologer m.fl. i børnesager
- Udarbejde udtalelser på børn, til socialforvaltningen og overpræsidiet på foranledning fra samme instanser
- Skrive og sende underretninger ved bekymring for børn herunder også orientere forældre om samme
- Koordinere og invitere diverse fagpersoner samt forældre til møder omkring børn
- Afholde møder med forældre omkring understøttelse af deres barn, når der er udfordringer
- Modtagelse af nye forældre med introduktion til institutionslivet
- Læse og orientere om/uddele diverse materialer fra Min Lederside
- Hjælpe medarbejdere med at logge ind og lave GDPR. Samt skabe tid til samme i den pædagogiske praksis
- Hjælpe medarbejdere med at logge ind og besvare trivselsundersøgelsen. Samt skabe tid til samme i den pædagogiske praksis
- Udfylde skema omkring brug af sociale normeringer
- Udfylde skema til områderne omkring afholdelse af lukkedage
- Afholde møder omkring afholdelse af sommerferiepasning. Koordination, introduktion for personalet til andre lokaler og andre kolleger
- Overlevering til skoler når vores børnehavebørn skal i skole. Skriftligt på alle børn og møder omkring børn som er særligt udsatte
- Indstille børn til styrket overgangsforløb, koordination og drøftelse af børn fra hele klyngen
- Indstille børn til udsat skolestart
Forældresamarbejdet:
- Kende forældrene og være synlig over for forældrene og have jævnlige dialoger med forældrene omkring forældrenes børn og den pædagogiske praksis. Kende forældrene – herunder tage mod telefoner og mails med kritik og spørgsmål og/eller ønsker til den pædagogiske praksis og håndtere dette
- Dialog med forældrerådet løbende. Herunder læse og uddele samt sende diverse skrivelser udarbejdet til forældreråd
- Udarbejde dagsorden til forældrerådet og sikre udsendelse af samme samt stå for forplejning til mødet. Sikre at referatet udsendes
- Sikre valg til forældreråd og oprette distributionslister samt telefon og maillister til forældrerådet
- Have løbende dialog med forældre og forældrerådsrepræsentanter omkring deres ønsker til såvel pædagogiske aktiviteter, samarbejde, principper for diverse mm.
- Afholde forældremøder herunder også sikre forplejning, opsætning af møbler til forældrene samt udarbejde dagsorden og referat henholdsvis op til- og efter mødet
- Tage telefonnotater af forældresamtaler
- Sikre gennemgang af TOPI og sprogvurderinger på børn med deres forældre
- Svare på forældrehenvendelser på mail og i Aula, herunder også håndtere klager og besvarer disse, samt klæde medarbejderne, som skal håndtere klager centralt, på
- Understøtte forældre som er i krise, syge børn, børn med udfordringer, sygdom i familien, skilsmisser mm.
Medarbejdere på institutionen:
- Lave principper for start af ny kollega
- Sige goddag og introducere, sikre kollegastøtte osv.
- MUS-samtaler
- Samtaler vedr. samarbejdsproblemer mellem kollegaer
- Regelmæssigt er mødedeltager ved faglige stue/teammøder herunder planlægning og handleplaner
- Daglige spørgsmål om alt, kende medarbejdernes kompetencer og udfordringer, ved samtaler sikre notater af alt inkl. ved telefonsamtaler
- Studerende herunder studieportalen opdateres, jobrotationsordning, kontakt til jobcenter ift. praktikker, fleksjob osv., praktikanter fra Folkeskolen
- Miljøledelse
- Alvorlige samtaler indkaldelse, afholdelse og referatskrivning heraf; sidde med til tjenstlige samtaler, som klyngeleder afholder.
- Sygefraværssamtaler med skriftlig indkaldelse og referatskrivning samt tastning i systemet og uploade diverse i portalen.
- Taste i ADVIS-systemet ift. sygefravær
- Lede netværk på tværs af klyngen f.eks. sprog og praktik
- Afholde personalemøder herunder forberede processen ift. dagsordenen, så alle kommer til orde. Sikre referat.
- TRIO: TRIO-møder afholdes regelmæssigt, sikre dagsorden og referat og udsendelse (ofte delegeret, men ansvar herfor), sikkerhedsleder
- Ansvar for APV
- LokalMED dagsorden og referat, udarbejdelse af principper og retningslinjer besluttet af BUF/MED-aftalen/BUU, høringssvar, sexismeundersøgelse, Vold og Trusler, lokalpolitikker f.eks. lønpolitik
- Indberette arbejdsskader
- Afholdelse af temamøder/personaledage med planlægning samt styring af proces, udarbejdelse af skriftligt materiale samt skriftlig opsamling og efterfølgende opfølgning
Udearealer:
Den pædagogiske leder står med ansvaret for den daglige drift, vedligehold og opsynet med sikkerheden på legepladsen.
Ved almindelige- som akutte problemer står PL med opgaven: sandfang tømmes, ingen kanyler og skodder, legepladsen lever op til lovgivning, hegnet er helt, lågen er sikker, så børnene ikke kravler over, koordinere arbejdet omkring ovenstående, med diverse medarbejdere i KEID og være tovholder på arbejdet.
Køkken:
- Sikre madvalg, hvert 2. år
- Ansættelser af personale, sikring af vikar - eller bestille mad på Kvantum ved stillingsledighed og/eller sygdom
- Sikre overholdelse af BUFs principper herunder økologi, sikkerhed, leve op til krav fra arbejdstilsynet, hygiejneuddannelse, overholdelse af retningslinjer omkring hygiejne i køkkenet, reparation og udskiftning ved nedbrud af køkkenmaskiner, osv.
- Undervisning i Kvantum
Administration:
- Kontakt til Administrativt Fællesskab om ansatte og forventninger til årets ansættelser, studerende og børnetal ifm. mdl. opfølgning og prognoser
- Gennemgå oversigter over ansatte løbende
- Annonceskrivning, jobopslag via AF, jobsamtaler, ansættelsesskema via AF, evt. rekvirere ansøgers papirer, tage referencer, give afslag mm.
- KAS-tastning – ansvaret herfor og evt. udførelse; mødeskema, løbende ændringer i samme, overholdelse af arbejdstidsregler
- Dialog med medarbejderne omkring ny ferielov mm.
- indkøb via Kvantum – ansvaret herfor og evt. udførelse inkl. besværlige returneringer, telefonopkald, systemnedbrud, manglende levering, ændring af aftaler, søge specielle varer som bruges i den pædagogiske praksis via fritekstbestillinger
- Følge op på indkøbscompliance
- Kende og bruge Min Lederside og Serviceportalen herunder up-loade til personalesagen
- KEID-portalen til bestilling af bygningsmæssige tiltag og opfølgning på samme
- Sikre at nye ledere tilmeldes til KK-lederonboarding mm.
- Aula: Uddanne medarbejdere og forældre i brugen af Aula samt, samt undervises i nye funktioner, opdatere børn og medarbejdere i Aula samt bruge Aula til kommunikation
- Oprette og opdatere hjemmesider i Aula
- Læse løbende op på nye vejledninger om Aula, eller se instruktionsvideoer om hvad man skal gøre, samt undervise og orientere personalet
- Miljøledelse - inkl. udfylde miljøskema
- udfyldelse af InstitutionsWeb
- udfyldelse af hygiejnetilsynsskema samt deltage ved hygiejnebesøg af sundhedsplejerske
- Sikre børneindtag – opfølgning med pladsanvisningen samt have dialog med forældre på ventelisten
- Overblik over fødselsdage og antal børn i teams og- eller på stuer
- Oprettelse i VIRK.dk, ret komplekst, for at kunne få udbetalt sygedagpenge for syge medarbejdere.
- Følge op på og få rettet driftsposteringer fra Kvantum og udsendt af Administrativt Fællesskab, som er tastet/havnet forkert og derfor skal betales af en anden institution
- Opdatering af institutionens ansatte ift. Falck Healthcare
Bygninger:
- Bestille håndværkere hvis indenfor og legeplads og ellers bruge KEID-portalen hertil
- Tage sig af de håndværkere der kommer og vise dem rundt og kende til bygningen/bygningerne, så der kan svares på diverse tekniske spørgsmål – derefter opfølgning og kontrol herunder sikre orientering til håndværkere om, hvordan de kan forstyrre den pædagogiske praksis mindst muligt
- Modtage håndværkere, der skal udskifte blandingsbatterier og lys uden foregående viden om, at de kommer. Kontakte BUF ved problemer.
- Om kloakken fungerer, fedtudskiller tømmes, sandfang tømmes
- Gennemgå alle skraldespande, så de kan skiftes til en anden type af skraldespande i de rigtige farver samt bestille samme på KVANTUM
- Ved renovationsproblemer f.eks. manglende tømning kontakt til firma
- Evt. samarbejde med ejerforening
- Vedligeholdelse af bygninger. Indendørs som udendørs vedligeholdelse ligger hos den pædagogiske leder. På trods af, at kompetencerne, og nogle gange økonomien, ikke understøtter at opgaven løses korrekt
- Elevator – bestille reparation heraf og følge op. Desuden udarbejde plan for at f.eks. maden kan komme frem til børnene uden elevator
- Måtter – selv finde ud af og bestille, når gammel og ny aftale ikke koordineres
- Kendskab til ventilationsanlægget
- Alarmer inkl. opringninger i weekenden og natten om, hvem der skal rykke ud: PL eller alarmselskabet
- Afklare om der er indgået aftale om ny udbyder af alarmsystemer til institutioner indgået i Kvantum, så kontaktdata på alarmsystemerne kan blive opdateret af den pædagogiske leder og gives til personalet.
- Udarbejde beredskabsplan samt evakueringsplan
- Bestille og sætte telefonsystem op
- Opdatering og vedligehold af nøglesystemer og koder. Her også med opmærksomhed på om der er indgået nye aftaler omkring nøglesystemer, da det nye firma ikke har vores nøglekoder.
- Rottebekæmpelse, ræve
- Kontakt til Rengøringssektion og Gårdmandskorps ved f.eks. mangelfuld udførelse af arbejdet samt ved Rengøringssektionens kvalitetskontrol - ellers egne ansatte/privat korps
- Orientere rengøringssektionen om lukkedage og sommerferiepasning
- Bestille diverse til små reparationer mv. til gårdmænd, da de ikke har adgang til KVANTUM
Samarbejdspartnere:
- Skolen ift. Stærkt Samarbejde/overgange
- Områdets tværfaglige team
- Administrativt Fællesskab
- Pladsanvisningen
- Visitation til basispladser
- Specialinstitutioner
- Andre børnehaver, KKFO’er inkl. selvejende og private
- Socialrådgivere
- SOF
- KEID
- Koncernservice
- PIT (som vi ikke får ret megen understøttelse af – se ovenfor)
- M.fl.
Andet:
- Tilkalde politiet eller anmelde ved behov, bl.a. når der er lavet hærværk på institutionernes legepladser inkl. udenfor åbningstiden
- Håndtere naboklager, når børnene larmer på legepladserne
- Håndtere naboklager, når udflytterbussen spærrer vejen for øvrige beboere
- Deltage i kurser f.eks. forvaltningsret
- Gennemføre KK-forvaltningsret
- Gennemføre den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse
- Gennemføre egen GDPR e-læring