Københavns kommune har udarbejdet nedenstående regelsæt:
TR/FTR's opbevaring af personoplysninger i KK
Københavns kommune 5.2.2019
I Københavns Kommune sker der dagligt videregivelse af personoplysninger til tillids- og fællestillidsrepræsentanter (TR/FTR) ansat i kommunen. Videregivelsen af oplysninger sker bl.a. som led i lokale lønforhandlinger og i forbindelse med ansættelsesprocessen.
Københavns Kommune er ansvarlig for, at der er den nødvendige hjemmel til, at kommunen videregiver oplysningerne til TR/FTR, samt at de oplysninger, der videregives, er begrænset til de nødvendige, tilstrækkelige og relevante oplysninger til det præcise formål.
Når TR/FTR modtager personoplysninger som led i tillidsrepræsentantarbejdet, overgår dataansvaret for personoplysningerne til enten TR/FTR eller den faglige organisation. Det betyder, at TR/FTR (evt. den faglige organisation) er dataansvarlig. Dette har Datatilsynet slået fast i Vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforholdet fra november 2018. Københavns Kommune er således ikke længere dataansvarlig for oplysninger, der lovligt er videregivet til TR/FTR.
TR/FTR/den faglige organisation har som dataansvarlig pligt til at efterleve alle de krav, persondataforordningen/databeskyttelsesloven stiller til behandling af persondata, herunder også opbevaring og sletning.
TR/FTR må således ikke opbevare data længere ”end nødvendigt til formålet”. TR/FTR skal derfor slette oplysninger modtaget f.eks. i forbindelse med en ansættelsessag, lønforhandlinger eller tilsvarende, så snart den konkrete sag er afsluttet. I praksis vil det sige, at f.eks. mails, dokumenter og lign. modtaget elektronisk skal slettes fra TR/FTR’s indbakke/netværksdrev senest 30 dage efter, sagen er afsluttet. Personoplysninger må aldrig gemmes på skrivebordet/c-drev/USB-stik eller lign. Fysiske papirer skal makuleres.
TR/FTR må ikke lagre og gemme oplysninger i Københavns Kommunes systemer, f.eks. dokumenthåndteringssystemet eDoc eller andre fagsystemer. Københavns Kommune ejer og er ansvarlig for behandlingen af de oplysninger, der opbevares i f.eks. eDoc, hvorfor det ikke er foreneligt med TR/FTR’s dataansvar, jf. ovenfor.