Tjenstlig samtale
En tjenstlig samtale er en samtale om tjenesten. Det er en samtale ledelsen kan indkalde dine kollegaer til, hvis de ønsker at drøfte eller præcisere nogle forhold om udførelsen af dine kollegaers arbejde eller adfærd på arbejdspladsen, som de ønsker ændret.
Din kollega har som ansat pligt til at deltage i en tjenstlig samtale, der er indkaldt med et passende varsel. Der er ikke regler for hvor lang tid før man indkalder til tjenstlige samtale, men god tid.
Ved mistanke om man er beruset/fuld eller har slået et barn, kan man blive kaldt ind med det samme.
Bliver kollega kaldt ind med det samme, skal lederen tjekke om TR er til at få fat i. Vedkommende kan ikke selv nå at vælge hvem han/hun vil have med som bisidder.
Hvis du er ny-valgt eller ikke uddannet TR og ikke har prøvet det før, vil det være vigtigt, at du forsøger at kontakte FTR/LFS, da det er vigtigt at kende reglerne for evt. sanktioner.
Formelle krav - hvad skal du se efter?
Der er en række formelle krav som arbejdsgiver skal overholde og du som bisidder skal hjælpe til med at sikre bliver overholdt:
Indkaldelsen skal så vidt muligt være skriftlig og gøre rede for, hvilke emner der skal drøftes (undtaget ved eksempelvis bortvisninger, der gennemføres direkte i forbindelse med uacceptabel adfærd, eks. at kollegaer møder på arbejdet i beruset tilstand. Og i de tilfælde skal LFS kontaktes). Du og kollegaen skal vide, hvad mødet handler om, så I har mulighed for at forberede jer.
Den ansatte skal have mulighed for at medbringe en bisidder - gerne dig som TR.
Under samtalen vil ledelsen beskrive de situationer, hvor de mener at din kollega skal ændre adfærd eller hvor de ønsker, at din kollega skal varetages sit arbejde på en anden måde.
Det er vigtigt, at du bistår medlemmet med at få afklaret eventuelle misforståelser, der har medført en evt. uhensigtsmæssig adfærd fra din kollegas side.
Der skal skrives et referat fra mødet. Det er ledelsens opgave. Du og din kollega vil typisk blive bedt om underskrive referat ved samtalens afslutning. I skriver ikke under på, at I er enige i hvad ledelsen har sagt under mødet, men at I bekræfter, hvad der er blevet sagt under samtalen. Og I kan i referatet få skrevet jeres version af sagen.
Din kollega kan afgive en skriftlig kommentar (tillæg) til referat for den tjenstlige samtale efterfølgende, efter at have drøftet det med dig eller LFS, som bliver ladt i kollagaens personalemappe.
Ved advarsel:
Hvis der er tale om en advarsel eller en tjenstlig samtale har medlemmet ret til høring, og kan udbede sig tid til at afgive et høringssvar på skrift. (Der bliver ofte skrevet en høringsfrist ind i disse skrivelser).
Retten til at få sagen udsat og komme med en udtagelse fremgår af forvaltningsloven §21.
I forbindelse med advarsler er det vigtigt at du som TR sikrer at advarslen har ”en udløbsdato”. Og at din kollega får mulighed for at rette op på den adfærd, der er blevet påtalt.
Det betyder fx at der skal være en midtvejsevaluering. Hvis udløbsdatoen fx sættes til 3 mdr., så bør der være midtvejsevaluering efter 1½ mdr., hvor det sikres at kollegaen er på rette vej. Og hvis det ikke går den rigtige vej, hvad kan der så gøres ved det.
Hvis samtalen munder ud i at der gives en advarsel, skal du sikre at der i referatet tydeligt fremgår:
- At der er tale om en mundtlig/skriftlig advarsel (påtænkt).
- Hvad de konkrete problemer er.
- Hvad der konkret ønskes ændret.
- Hvad konsekvensen er, hvis kollegaen ikke ændre adfærd.
- Hvornår man evaluerer om de ønskede ændringer er sket. Altså hvornår advarslen udløber.
Ved høring om afsked:
Få kollegaen, det handler om, til at kontakte LFS i den forbindelse, da I som TR ikke har kompetencen til at gå videre i sagen. I kan også selv kontakte LFS til at forklare, hvad du som TR har gjort i sagen indtil dette.