Samtalen

Start med en præsentation af deltagene til mødet samt en præcisering af tavshedspligten.

Referat skrives undervejs og konklusion læse op. Det er lederen der tager referat, hvis der ikke er en uvildig referent til stede.

Det er en god ide at du tager egne noter undervejs. Inden mødets afslutning skal du sikre dig, der er enighed om mødets konklusioner/aftaler.

Det er god praksis at lave et færdigt referat før man går fra mødet. Tag pause med medlemmet og gå det igennem inden i skriver under. Det er vigtigt referatet bliver gennemgået, så kollegaen har forstået, hvad der er skrevet, og er enig i indholdet. I tilfælde af uenighed, kan en formulering om uenighed indgå i referat. Skriv ikke under hvis du ikke er enig som TR eller hovedperson (= den indkaldte).
Ring FTR. Skriv læst/set hvis det nødvendigt. Man skriver under på hvad der er sagt. Hovedpersoner skriver under på at de var der.

Hvis det af forskellige årsager, ikke er muligt at få færdiggjort referatet inden man forlader mødet, er der efterfølgende mulighed for at lave et tillæg til referatet, som også kommer i den indkaldtes personalemappe. I dette tillæg til referatet, beskriver hovedpersonen og evt. TR/LFS, hvor man ikke er enig i, eller hvor der er sket misforståelser ift. det fremsendte referat fra mødet.

Under mødet skal du være opmærksom på:

• Hvad er problemet/problemerne
• Hvad mener man er kollegaens andel i problemerne
• Hvad er ledelsens opfattelse af problemet
• Andre problemfelter som kunne have betydning for sagen
• Mulige løsninger og konsekvenser af disse løsninger

Skab overblik over samtalen, så du kan sikre dig:

• At kollegaens interesser varetages bedst muligt.
• At kollegaens rettigheder overholdes.
• At dagsordenen følges. Hvis der f.eks er indkaldt til en sygefraværssamtale, men arbejdsgiver giver sig til at tale om din kollegas egnethed, skal du bede arbejdsgiver om at holde sig til dagsorden og evt. - under en pause - anbefale din kollega, at I afbryder mødet.
• Vær opmærksom på, om din kollega har brug for en pause undervejs.
• Vær opmærksom på at vende tilbage til et punkt hvis, hvis emnet ikke har været behandlet godt nok. Hvis fx noget skal afklares yderligere eller uddybes.
• Hold pauser i samtalen, hvis den køre af sporet.
• Vær opmærksom på, hvad du og kollegaen drøftede på formødet, og husk evt. kollegaen på hvad der er vigtigt.
• Vær opmærksom på om sagen skal ind i kollegaens personalesag: Hvor længe skal den ligge? Hvem skal vide hvad? Præciser aftaler (næste møde, opfølgning, midtvejs osv.).