Formøde
Formøde inden samtalen:
Lav en aftale med din kollega inden mødet, for at skabe en fælles afklaring af hvad sagen handler om.
Snak om din kollegas forventning til dig, afklar din rolle under samtalen, går du kun ind i dialogen når du har afklarende spørgsmål eller når der evt. er regler i forbindelse med samtalen, der ikke bliver overholdt.
Fortæl at du har tavshedspligt, og fortæl hvad du som TR kan hjælpe din kollega med.
Gennemgå indkaldelsen og dagsorden, den bør som udgangspunkt være skriftlig og så konkret som muligt, så du og din kollega kan se hvilket emne og konkret sag mødet drejer sig om.
Der kan være nødstilfælde hvor den er mundtlig (hvis f.eks en kollega møder beruset på arbejde så vil man blive kaldt til samtale omgående).
Ved tjenstlige samtaler skal indkaldelsen være hel konkret: Hvad er der sket. Hvornår er det sket.
Klager fra kollegaer skal være skriftlige og lægges med som dokumentation så hovedpersonen ved hvad det handler om.
Afklar hvilke forhold der er de centrale i sagen og tjek din viden herom, indhent relevante oplysninger fra kollegaen og sikre en godt kenskab til sagen. Tal forløbet igennem med din kollega
Forbered din kollega på hvordan en typisk samtale foregår, hvem der med, aftal med din kollega at i undervejs i samtalen kan bede om en pause hvis det nødvendigt for lige at tale sammen.
Lav en opsamling på jeres samtale således at i klar på hvad i går til mødet med. Mød eventuelt hinanden en 30-60 min. før samtalen så I går sammen derind.
Brug gerne dit TR-netværk eller FTR/LFS til at sparre med når du forbereder dig til samtalen.
Vigtige råd til forberedelse som TR:
Personalepolitik.
Sygefraværspolitik.
De overenskomstmæssige rammer for området.
APV for arbejdspladsen (kan også være relevant i forbindelse med problemer med trivsel, sygefravær eller samarbejdsvanskeligheder).
Ansættelsesmæssige vilkår i forhold til rettigheder og ansættelsens længde
Ved sygefraværssamtaler også følgende:
Hvor meget fravær er der tale om?
Hvad er årsag til fraværet?
Er der et mønster i fraværet?
Hvad har været aftalt mellem arbejdsgiver og den sygemeldte ved eventuelle tidligere sygefraværs- og opfølgningssamtaler?